Dialog i fokus när SKL upphandlade flerbostadshus

Den stora bostadsbristen som råder runt om i Sverige fick Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) att ta initiativ till en ramavtalsupphandling av flerbostadshus. SKL genomförde upphandlingen i samarbete med SKL Kommentus Inköpscentral och dess dotterbolag AffärsConcept. Upphandlingsförfarandet som valdes var konkurrenspräglad dialog som innebär att leverantörer bjuds in till att delta i upphandlingen och att dialog förs mellan den upphandlande myndigheten och de potentiella leverantörerna.

– Vi valde konkurrenspräglad dialog för att kunna bolla med leverantörerna om vilka krav som borde ställas och hur funktionskraven kunde utformas för att uppnå bästa resultat. Dialogen har varit väldigt värdefull och lärorik för oss. Vi har exempelvis lärt oss mer om vilka krav som är kostnadsdrivande, säger Rickard Andersson, upphandlingskonsult på AffärsConcept och projektledare för upphandlingen.

Arbetet med upphandlingen startade med att SKL Kommentus genomförde en förstudie där de kartlade behovet av nya bostäder och undersökt vilka lösningar som finns på marknaden. De tittade även på liknande initiativ som har genomförts tidigare, bland annat kollade de på SABO:s tidigare upphandling av flerbostadshus.

Efter förstudien inleddes den konkurrenspräglade dialogen. När SKL Kommentus började prata med de potentiella leverantörerna konstaterade de tidigt att det vore mest effektivt om de kunde återupprepa byggprocessen, exempelvis genom industriell tillverkning. På så sätt sparas både tid och pengar. De kom även fram till att de skulle ställa funktionskrav istället för att exempelvis detaljstyra husens mått, ytskikt och utformning. Här togs även beslutet att dela upp upphandlingen i två delar, med ett avtal för flerbostadshus med 2-4 våningar respektive 4-6 våningar.

– Genom dialogen med leverantörerna lärde vi oss bland annat att de leverantörer som har egna byggsystem ofta inte kan lämna anbud i upphandlingar med detaljerade krav. Det beror på att det är svårt för företagen att anpassa sina system efter en specifika upphandling och att priset i anbudet blir högt. Vi lät därför funktion gå före detaljstyrning i den här upphandlingen och försökte även ställa så få krav som möjligt, säger Rickard Andersson.

Synpunkter från leverantörerna

Småländska Hjältevadshus blev rankade som etta i upphandlingen av flerbostadshus i 2-4 våningar. Företaget brukar inte delta i offentliga upphandlingar men blev intresserade av att delta i SKL:s upphandling när de hörde hur den var upplagd.

– Dialogen är det bästa med upphandlingen och gav oss möjlighet att ge synpunkter och påverka kraven som skulle ställas. Ett exempel är att i början av arbetet pratades det om att bostäderna skulle vara tillfälliga och gå att demontera men i slutänden blev det permanenta bostäder. Det beror mycket på att vi leverantörer upplever att det är permanenta bostäder som kommunerna efterfrågar, säger Mikael R Olsson, marknads- och försäljningschef på Hjältevadshus.

För Hjältevadshus betyder upphandlingen att företaget kan expandera och starta upp ytterligare en fabrik. Ramavtalet har redan resulterat i nya beställningar.

– Upphandlingen har gett oss förutsättningar att växa samtidigt som affären gör att vi står mer stabilt inför framtid konjunktursvängningar. Vi har fått beställningar av kommunerna i Nyköping och Mariestad och för samtal med omkring 40 andra kommuner, säger Mikael R Olsson.

I den andra delen av upphandlingen som rör flerbostadshus med 4-6 våningar rankades det norrländska företaget Lindbäcks Bygg som etta. De har tidigare varit leverantör på SABO:s ramavtal på flerbostadshus och ser den här upphandlingen som en vidareutveckling av det ramavtalet. De är nöjda med att dialogen har varit i fokus.

– Det märktes redan i det första mötet som SKL Kommentus anordnade att dialogen stod i centrum och att de var intresserade av våra synpunkter. Vi är väldigt nöjda med sättet som SKL Kommentus har agerat på och hur arbetet med upphandlingen har gått till på, säger Mikael Thorgren, affärsområdeschef Norr på Lindbäcks Bygg.

För Lindbäcks Bygg betyder affären att företaget kan fortsätta växa och få nya kunder.

– Större avtal som det här ger oss en trygghet i att belägga vår produktion som nu kommer att dubbleras de närmsta åren där vi efter 2020 kommer att ha kapacitet att årligen bygga cirka 2 500 lägenheter. Avtalet kommer även stärka oss i vårt arbete att bli en mer nationell aktör, säger Mikael Thorgren.

Ett gott resultat

Från SKL och SKL Kommentus sida är man väldigt nöjda med upplägget och resultatet av upphandlingen.

– Genom att vi samarbetat med tänkbara leverantörer och använt oss av referensgrupper med bland andra arkitekter, Sveriges Byggindustrier och SABO, så har vi fått fram ett ramavtal med bra och fina bostäder, säger Gunilla Glasare, chef för avdelningen för tillväxt och samhällsbyggnad.

– Vi är väldigt nöjda med att vi har uppnått de mål som vi hade satt upp för upphandlingen: prisvärda flerbostadshus med kort byggtid. Det är mycket möjligt att vi kommer fortsätta arbeta på det här sättet med dialog och funktionskrav i fler upphandlingar, säger Rikard Andersson.

Leverantörerna är också belåtna med upphandlingen och det tecknade ramavtalet.

– Vi kan tänka oss att delta i fler upphandlingar efter att vi nu deltagit i den här. Upphandlingen har även gett oss bättre kontakt med kollegorna i branschen och idéer om hur vi tillsammans kan utveckla byggprocessen, säger Mikael R Olsson.

– Ramavtalet sparar både tid och pengar åt kommuner och kommunala bostadsbolag eftersom förarbetet redan är gjort. Det blir helt enkelt väldigt lätt för de att bygga bostäder. Det är den stora samhällsnyttan med upphandlingen, säger Mikael Thorgren.