Kommunens krav utesluter företag

Upphandlingen är värd omkring 600 000 kronor i arvode till den vinnande resebyrån. Kommunen kan inte garantera en viss storlek på uppdraget, men anger att under 2016 uppgick inköpen av resor och hotellbokningar till omkring 16 miljoner kronor. Uppdraget skulle vara en viktig affär för lokala företag men i och med att kommunen ställde krav på att leverantören skulle ha erfarenhet av två uppdrag av motsvarande storlek och karaktär från de senaste tre åren så var det minst ett lokalt företag som inte kunde kvalificera sig. De två uppdragen behövde inte vara utförda i en specifik region eller röra offentlig sektor.

– Genom att ställa kravet exkluderade kommunen ett antal företag från att delta. På vår hemmamarknad i norra Sverige finns det få uppdrag i samma storleksklass som Skellefteå kommuns avtal. Om vi inte har avtal med någon av de större kommunerna så måste vi ha kontrakt med globala företag för att kunna visa upp likvärdiga uppdrag, säger vd:n på en lokal resebyrå som vill vara anonym.

Anders Blom, inköpschef på Skellefteå kommun, menar att de ställde kravet för att kvalificera leverantörer som har möjlighet att klara av uppdraget. Kommunen har många beställare och ville försäkra sig om att resebyråleverantören hade tillräcklig kapacitet och erfarenhet. Det här argumentet kritiseras av vd:n på den lokala resebyrån då hen menar att uppdraget kan hanteras av 1-2 anställda och därmed kan skötas av en mindre aktör.

Remiss av underlaget
Inför upphandlingen skickade kommunen ut upphandlingsdokumentet på remiss till leverantörer som fick lämna synpunkter. En av synpunkterna som kom in handlade om att lokala och mindre företag skulle ha svårt att klara kvalificeringskraven men detta tog kommunen inte hänsyn till då man menade att den externa remissen framför allt var till för att fånga upp eventuella oklarheter. Trots synpunkterna ansåg man sig inte behöva ändra på kraven.

– Vi har skickat ut upphandlingsunderlaget på en extern remiss till leverantörer innan annonsering, i syfte att fånga upp synpunkter och för att undvika oklarheter under upphandlingens gång. Därefter har vi gått igenom inkomna svar och tagit ställning till om kravspecifikationen behöver revideras, eller om andra ändringar kan och ska göras. I slutändan är det våra behov som styr vilka krav vi ställer, säger Anders Blom, inköpschef på Skellefteå kommun.

Den lokala företagaren är frågande till varför kommunen skickade ut remissen när de inte tog hänsyn till leverantörernas invändningar.

– Jag undrar varför kommunen skickade ut underlaget på remiss när de inte tog till sig av synpunkterna. Det borde vara i kommunens intresse att se till att många företag kan lämna anbud så att det blir konkurrens och kommunen kan få det bästa avtalet, säger vd:n på resebyrån.

Kraven utesluter leverantörer
Samtidigt som lokala företag inte kunde kvalificera sig eftersom de inte haft likvärdiga uppdrag de senaste tre åren, så innehöll upphandlingen även krav som gjorde det svårt för internationella och nationella företag att lämna anbud. Upphandlingen innehöll nämligen krav på att leverantören ska erbjuda 24-timmars service med svensktalande personal. Ett krav som även är kostnadsdrivande. Andra upphandlande myndigheter ställer krav på att kundtjänstpersonalen talar exempelvis skandinaviska eller engelska.

Anders Blom, Skellefteå kommuns inköpschef, menar dock att en svensk kundservice är viktig för att undvika missförstånd i akuta situationer.

– En svensktalande kundservice som är tillgänglig inom vissa tider är ett krav för genomförandet av tjänsten. Syftet är att säkerställa att det finns en ömsesidig språklig förståelse och för att undvika fel och missförstånd i samband med resebokningen och -administrationen, säger Anders Blom.

Inte i linje med nya lagen
Vid årsskiftet började en ny upphandlingslagstiftning att gälla i Sverige. De tre nya lagarna bygger på direktiv från EU och ambitionen var bland annat att underlätta för små- och medelstora företag att lämna anbud. Vd:n på den lokala resebyrån upplever att kommunens agerande går åt motsatt håll.

– Om kommunens mål med upphandlingen var att göra det lättare för företag att lämna anbud så har de misslyckats. Synpunkterna som de fick in under remissrundan borde ha fått kommunen att inse orimligheten i deras krav, där de exkluderar mindre resebyråer och de flesta utländska resebyråer, säger vd:n.

Kommunen menar att de undersökte flera tillvägagångssätt för att ge olika typer av företag möjlighet att lämna anbud.

– Inför varje upphandling gör vi en bedömning om upphandlingen går att dela upp och vi har bedömt att det inte är möjligt i denna upphandling på grund av det merarbete som det skulle generera för kommunens administration av resebeställningar. En anbudsgivare har dock alltid möjligheten att ta in underleverantörer för att fullfölja uppdraget, säger Anders Blom.

Anders Blom tillägger att upphandlingen nu är tilldelad och att de fick in sex anbud med god konkurrens samt ett bra resultat.