Inköpsmognad

Birgitta Laurent och Ellen Hausel Heldah, upphandlingsexperter på Svenskt Näringsliv.

Skyll inte på lagstiftningen

NYHET Publicerad

UPPHANDLING I TV, tidningar och på sociala medier pågår en intensiv debatt kring nyligen gjorda upphandlingar. Oavsett upphandling så skyller mer eller mindre alla som deltar i debatten på lagen om offentlig upphandling och kräver att denna ska ändras.

Det påstås bland annat att det är lagens fel att upphandlande myndigheter måste köpa till ”lägsta pris”, att lagen förhindrar upphandlare att tala med leverantörer och att det enligt lagen inte får ställas krav på referenser. 

Inget kunde vara mer fel. Självklart får man beakta kvalitet i upphandlingen, tala med varandra och ställa krav på referensobjekt eller referenser. 

När man talar om offentlig upphandling är det viktigt att ha en förståelse för varför lagstiftningen har kommit till. Den finns för att säkerställa att skattebetalarnas pengar används rätt, bland annat genom att minska risken för korruption, genom att öka konkurrensen och genom att driva på mot ett större fokus på vad den upphandlande myndigheten faktiskt behöver.  

Många klagomål handlar om att myndigheterna bara köper till ”lägsta pris”. Att utvärdera en vara eller tjänst med utvärderingskriteriet ”lägsta pris” är inte fel så länge myndigheten vet och kan beskriva vilken kvalitet den behöver.  

Myndigheten ska naturligtvis inte behöva betala onödigt mycket för de nyttigheter som upphandlats. Insikten att allt har ett pris är därför en nödvändig beståndsdel i alla upphandlingar. Det gäller både beskrivningen av avtalsobjektet och övriga villkor, inte minst påföljderna vid avtalsbrott. Det finns ingen anledning att efterfråga en högre kvalitet än vad som behövs. Det höjer förmodligen priset utan någon motsvarande nytta. Det finns inte heller anledning att ha strängare påföljder än vad behovet påkallar. 

Omvänt gäller att det inte heller finns anledning att köpa en lägre kvalitet än vad man har behov av, eller låta påföljderna vid avtalsbrott inte svara mot myndighetens behov. Myndigheten måste med andra ord veta vad behovet är! 

När det gäller dialog är det inte bara tillåtet utan i högsta grad önskvärt att myndigheten inför en upphandling intervjuar företagare om hur de ser på marknaden och vilka krav som ska ställas respektive inte ställas. Dialogen kan ske i stora eller små format, även om enskilda möten oftast ger bäst information.  

Flera myndigheter har också börjat använda sig av RFI eller extern remiss. RFI innebär att myndigheten skickar ut frågor till potentiella leverantörer för att få information om hur marknaden ser ut.  

Extern remiss innebär att hela eller delar av upphandlingsdokumenten skickas ut till potentiella leverantörer för att få in synpunkter på affärens upplägg och kravformuleringar.  

Bristande dialog skapar hinder för en effektiv offentlig upphandling. Tyvärr är extern dialog inte standard i förberedelsestadiet av en upphandling. Avsaknad av dialog leder ofta till dålig kunskap om de produkter eller tjänster som finns på marknaden och för företagens affärsmodeller vilket i sin tur tyvärr leder till färre anbud och många överprövningar. 

När det slutligen gäller referenser så är det fullt möjligt att utvärdera referenser så länge som dessa är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Möjligheten att använda leverantörers referenser som tilldelningskriterium är inte begränsad till upphandlingar av intellektuella tjänster. Exempel på referensfrågor som är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är frågor som syftar till att ta reda på hur tidigare tjänster har utförts och hur nöjda tidigare kunder varit. 

Svenskt Näringsliv vill understryka att upphandlingslagarna inte är ett hinder för goda affärer som säkerställer varor, tjänster och byggentreprenader av bra kvalitet till rätt pris. Det stora problemet är istället ett bristande ledarskap som inte klarar av att organisera förvaltningen utifrån inköpsbehovet. 

Vi är övertygade om att nyckeln till goda affärer är en inköpsmogen organisation. En organisation som har en aktuell inköpspolicy, uppdaterade inköpsplaner och inköpsrutiner som är kända för alla i organisationen. Vidare finns det nyckeltal, IT- och HR-stöd för inköp. Först när dessa fundament är på plats har myndigheten tillräckligt goda förutsättningar för att på ett strategiskt sätt börja jobba med inköp. Nästa fas i arbetet är att införa kategoristyrning, som är en processbaserad metod som fokuserar på förbättringar och förändring. En viktig hörnsten är att skapa tvärfunktionella och tvärprofessionella grupper inom myndigheten som arbetar löpande med alla delar av inköpsprocessen. Att införa kategoristyrning är krävande och måste ledas av den högsta ledningen inom varje myndighet.  

Vårt budskap är därför, skyll inte på lagen - sätt istället igång med det interna arbetet.  

Genom att satsa på att bygga upp en inköpsmogen organisation kan myndigheten både säkerställa kvalitet, leveranssäkerhet och hämta hem besparingar, i runda slängar 10–15 procent av det totala värdet av offentlig upphandling eller 70–100 miljarder kronor. 

Lär dig mer om inköpsmognad på vår hemsidawww.upphandlingsmyndigheten.se eller på www.silf.se

Informationsmöten om offentlig upphandling som arrangeras

15 november kl 10.00-11.00 sänds ett webbinar om Offentlig upphandling, mer information och hur du anmäler dig finns här!

20 november kl 10.00-12.00 ordnas ett möte i Nybro om upphandling, anmälan och program här!

20 november kl 14.00-16.00 ordnas ett möte i Emmaboda om upphandling, anmälan och program här!

21 november bjuder Region Kalmar in till en regiondag om bl a upphandling, mer information finns här!

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

Ungdomar, er tid är nu

KOMPETENS Det blir inte alltid som man har tänkt sig. Det här året gäller också det i högre grad än annars. Enligt Ungdomsbarometern (UB) säger tre av tio gymnasieungdomar att deras framtidsplaner förändrats på grund av coronapandemin.
NYHET Publicerad:

För miljön och klimatets skull krävs visioner

MILJÖN Den kris som världen och Sverige går igenom 2020 har satt många spår i samhället. Det gäller inte minst ekonomin och hur vi ska kunna återstarta världen. Många debattörer har påtalat att en återstart behöver vara ”grön” och att det är viktigt att vi tar tillfället i akt att investera i klimatsmarta lösningar. Men problemet ligger inte i att investeringarna ska vara gröna utan när och om det blir några investeringar. För i grunden handlar investeringar i grön teknik mindre om pengar och desto mer om brist på visioner, långa tillståndstider och byråkrati.
NYHET Publicerad:

Förtroendet för kommunala upphandlingar har aldrig varit lägre

UPPHANDLING Svenskt Näringsliv mäter varje år företagsklimatet i kommunerna. Bland annat hur företagen upplever att upphandlingarna fungerar i kommunerna. Resultatet i år var nedslående - betyget har aldrig varit lägre, 2,63 på en 6-gradig skala. 
NYHET Publicerad:

Coronakrisen synliggör skatteproblem

SKATTER Coronapandemin har ställt hela vår tillvaro på ända. Sedan mitten av mars har många företag och i vissa fall hela branscher befunnit sig i fritt fall. Andra företag har drabbats genom brutna leveranskedjor, handelshinder och arbetskraft som stoppats vid gränsen. Ingen har lämnats oberörd. 
NYHET Publicerad:

”Det krävs stora stimulansåtgärder för att återhämta oss ur krisen”

EU Bara månader efter att den nya EU-kommissionen tillträdde och presenterade sina planer för den kommande mandatperioden slog coronapandemin till. Till de stora utmaningarna, som Brexit och en ny långtidsbudget, lades nu ytterligare en: att få EU att återhämta sig ur en medicinsk och ekonomisk kris. Vi har träffat chefen på Svenskt Näringslivs EU-kontor i Bryssel, Anders Edholm, för att höra vad svenska företag bör hålla koll på i EU den närmaste tiden.
NYHET Publicerad:

Tillväxtverkets otydlighet skapar osäkerhet

BESÖKSNÄRINGEN Asa Herrgård ligger mycket fridfullt vid Asasjöns strand med skogen och övrig natur som fond. I vanliga fall är detta en plats för konferenser, bröllop och många aktiviteter. I spåret av coronapandemins härjningar har läget förändrats drastiskt. Men Asa Herrgårds vd Emma Ekaremål med personal bestämde sig tidigt för att hålla i, hålla ut och hålla öppet.
NYHET Publicerad:

Prioritera elförsörjningen nu

ENERGI Nu är vi i snabb takt på väg in i en ny tidsålder. I Sverige har vi ett av världens mest fossilfria elsystem. Ungefär 98 procent av elen vi använder produceras utan koldioxidutsläpp. Dessutom sker produktionen till en låg kostnad vilket har inneburit en viktig konkurrensfördel för svensk industri. Det är ingen överdrift att säga att låga och stabila elpriser har varit en grundförutsättning för vårt välstånd.
NYHET Publicerad:

Det är dags för regeringen att ta elförsörjningsfrågan på allvar

DEBATT Det är dags för regeringen att ta elförsörjningsfrågan på allvar, annars kommer vi inte kunna nå de energipolitiska målen om leveranssäkerhet, fossilfrihet och konkurrenskraft. Den akuta krisen är svår att lösa, Svenska Kraftnäts upphandling av produktion i södra Sverige är nödvändig men kostsam. Den tidigare bristen på helhetssyn och konsekvensanalys är på väg att sätta landet i en svår situation. Redan nu ser vi konsekvenser för näringslivet i Kronoberg när tveksamheten kring elberoende investeringar ökar.
NYHET Publicerad:

En växel till för stärkt konkurrenskraft

Vi gick från all time high till tvärnit. Att högkonjunkturen sjöng på sista versen var de flesta prognosmakare överens om i slutet av 2019. Men att det skulle bli en total tvärnit våren 2020 hade nog ingen kunnat förutse. Traditionella konjunkturcykler känner vi till och vi har traditionella verktyg för att hantera dem, men när ett virus orsakade en pandemi sattes alla regler ur spel.
NYHET Publicerad:

Så här gör du om du får en bluffaktura

SÄKERHET Bluffakturor är ett stort problem som drabbar företagen och särskilt besvärligt under sommaren då falska fakturorna riskerar att slinka igenom när ordinarie personal är på semester. Här hittar du tips på hur du hanterar en bluffaktura.
NYHET Publicerad:

Så undviker du bluffakturor och vd-bedrägerier

SÄKERHET Bluffakturor och internetbedrägerier är något som drabbar företagen under hela året. Särskilt besvärligt är det under sommaren då ordinarie personal inte är på plats och därför inte heller erfarenheten kring vilka leverantörer företaget använder och således vilka fakturor som ska betalas. Nina Jelver, bedrägeriexpert på Svensk Handel, listar sina bästa tips för hantering av bluffakturor och vd-bedrägerier. 
NYHET Publicerad:

Nu behövs kraftsamling för jobb

DEBATT Tusentals människor har avlidit i covid-19 och åter tusentals är på väg tillbaka efter svår sjukdom. Samtidigt befinner sig svensk ekonomi i djup kris. Även Kronoberg har drabbats hårt av de ekonomiska konsekvenserna. Som ett industritungt län, är vi beroende av att efterfrågan hålls uppe, både lokalt och nationellt. Sedan krisen inleddes har 9 412 personer korttidspermitterats och 716 varslats.
NYHET Publicerad:

Kompetensförsprång efter krisen

KOMPETENSFÖRSÖRJNING För många företag har det sedan i mitten av mars handlat om att hantera coronakrisens mest akuta effekter. Många åtgärder har vidtagits och ett stort antal verksamheter har varslat, sagt upp eller permitterat sin personal. Nu går tankarna till hur man kan göra det bästa av tiden fram tills dess att det vänder. Kan man kanske till och med stå starkare när hjulen börjar snurra igen? 
NYHET Publicerad:

TRR stöttar företag som står inför omställning

VARSEL Att vara företagsledare och chef har alltid sina utmaningar, men för många är det tuffare än någonsin just nu. Magnus Gustafsson, regionchef för TRR i Kronobergs län, berättar om hur de stöttar företag som står inför omställning. 
NYHET Publicerad:

Permitteringsstöd och utdelningsstopp

WEBBINARIUM Tillväxtverket har lämnat besked om att stoppa permitteringsstöd till företag som gör aktieutdelningar. Varför är aktieutdelningar så viktiga? Vad innebär utdelningsstoppet i praktiken? Hur påverkar det företagen och företagandet?
NYHET Publicerad:

Årets enkätresultat för länet i lokalföretagsklimat är här

FÖRETAGSKLIMAT Företagen i Kronobergs län tycker att förutsättningarna att driva företag har blivit sämre, även före coronakrisen. Det visar Svenskt Näringslivs senaste undersökning av företagsklimatet. Sex kommuner får ett sämre sammanfattande omdöme av företagen jämfört med förra året. Bara en kommun får ett bättre resultat.
NYHET Publicerad:

Stöden måste nå ut till företagen!

KOMMENTAR Företagare kämpar för sin överlevnad. En ny undersökning visar att en stor andel av företagen redan har, eller kommer att, utnyttja de olika stödpaketen. Men om de inte förlängs riskerar vi fler konkurser och neddragningar.
NYHET Publicerad:

Kronobergs företagare förbereder sig för lång kris

KONJUNKTUREN Rekordmånga företag i Kronobergs län har upplevt en nedgång i försäljning och produktion det senaste halvåret. Det visar Svenskt Näringslivs senaste företagarpanel. Många av dem förbereder sig på att krisen kan bli långvarig. 44 procent av företagen tror att tappet kommer fortsätta det kommande halvåret. Bara 22 procent tror på en återhämtning.
NYHET Publicerad:

Stöd till dig som ledare vid omställning

WEBBINAR Att vara företagsledare och chef har alltid sina utmaningar, men för många är det tuffare än någonsin just nu. I detta webbinarium får du information om vilket stöd och vilken hjälp du kan få via trygghetsorganisationen TRR i en omställningsprocess.
NYHET Publicerad:

Så kan vi rädda jobb och företag

DEBATT Coronaviruset har försatt Sverige och stora delar av världen i en extrem situation. Det påverkar vår vardag och skapar oro för nära och kära. Personalen inom vård och omsorg gör stora insatser för att rädda liv och hälsa. Men krisen har också en ekonomisk effekt som håller på att få allvarliga konsekvenser för företag, jobb och välfärd.