Inköpsmognad

Birgitta Laurent och Ellen Hausel Heldah, upphandlingsexperter på Svenskt Näringsliv.

Skyll inte på lagstiftningen

NYHET Publicerad

UPPHANDLING I TV, tidningar och på sociala medier pågår en intensiv debatt kring nyligen gjorda upphandlingar. Oavsett upphandling så skyller mer eller mindre alla som deltar i debatten på lagen om offentlig upphandling och kräver att denna ska ändras.

Det påstås bland annat att det är lagens fel att upphandlande myndigheter måste köpa till ”lägsta pris”, att lagen förhindrar upphandlare att tala med leverantörer och att det enligt lagen inte får ställas krav på referenser. 

Inget kunde vara mer fel. Självklart får man beakta kvalitet i upphandlingen, tala med varandra och ställa krav på referensobjekt eller referenser. 

När man talar om offentlig upphandling är det viktigt att ha en förståelse för varför lagstiftningen har kommit till. Den finns för att säkerställa att skattebetalarnas pengar används rätt, bland annat genom att minska risken för korruption, genom att öka konkurrensen och genom att driva på mot ett större fokus på vad den upphandlande myndigheten faktiskt behöver.  

Många klagomål handlar om att myndigheterna bara köper till ”lägsta pris”. Att utvärdera en vara eller tjänst med utvärderingskriteriet ”lägsta pris” är inte fel så länge myndigheten vet och kan beskriva vilken kvalitet den behöver.  

Myndigheten ska naturligtvis inte behöva betala onödigt mycket för de nyttigheter som upphandlats. Insikten att allt har ett pris är därför en nödvändig beståndsdel i alla upphandlingar. Det gäller både beskrivningen av avtalsobjektet och övriga villkor, inte minst påföljderna vid avtalsbrott. Det finns ingen anledning att efterfråga en högre kvalitet än vad som behövs. Det höjer förmodligen priset utan någon motsvarande nytta. Det finns inte heller anledning att ha strängare påföljder än vad behovet påkallar. 

Omvänt gäller att det inte heller finns anledning att köpa en lägre kvalitet än vad man har behov av, eller låta påföljderna vid avtalsbrott inte svara mot myndighetens behov. Myndigheten måste med andra ord veta vad behovet är! 

När det gäller dialog är det inte bara tillåtet utan i högsta grad önskvärt att myndigheten inför en upphandling intervjuar företagare om hur de ser på marknaden och vilka krav som ska ställas respektive inte ställas. Dialogen kan ske i stora eller små format, även om enskilda möten oftast ger bäst information.  

Flera myndigheter har också börjat använda sig av RFI eller extern remiss. RFI innebär att myndigheten skickar ut frågor till potentiella leverantörer för att få information om hur marknaden ser ut.  

Extern remiss innebär att hela eller delar av upphandlingsdokumenten skickas ut till potentiella leverantörer för att få in synpunkter på affärens upplägg och kravformuleringar.  

Bristande dialog skapar hinder för en effektiv offentlig upphandling. Tyvärr är extern dialog inte standard i förberedelsestadiet av en upphandling. Avsaknad av dialog leder ofta till dålig kunskap om de produkter eller tjänster som finns på marknaden och för företagens affärsmodeller vilket i sin tur tyvärr leder till färre anbud och många överprövningar. 

När det slutligen gäller referenser så är det fullt möjligt att utvärdera referenser så länge som dessa är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Möjligheten att använda leverantörers referenser som tilldelningskriterium är inte begränsad till upphandlingar av intellektuella tjänster. Exempel på referensfrågor som är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är frågor som syftar till att ta reda på hur tidigare tjänster har utförts och hur nöjda tidigare kunder varit. 

Svenskt Näringsliv vill understryka att upphandlingslagarna inte är ett hinder för goda affärer som säkerställer varor, tjänster och byggentreprenader av bra kvalitet till rätt pris. Det stora problemet är istället ett bristande ledarskap som inte klarar av att organisera förvaltningen utifrån inköpsbehovet. 

Vi är övertygade om att nyckeln till goda affärer är en inköpsmogen organisation. En organisation som har en aktuell inköpspolicy, uppdaterade inköpsplaner och inköpsrutiner som är kända för alla i organisationen. Vidare finns det nyckeltal, IT- och HR-stöd för inköp. Först när dessa fundament är på plats har myndigheten tillräckligt goda förutsättningar för att på ett strategiskt sätt börja jobba med inköp. Nästa fas i arbetet är att införa kategoristyrning, som är en processbaserad metod som fokuserar på förbättringar och förändring. En viktig hörnsten är att skapa tvärfunktionella och tvärprofessionella grupper inom myndigheten som arbetar löpande med alla delar av inköpsprocessen. Att införa kategoristyrning är krävande och måste ledas av den högsta ledningen inom varje myndighet.  

Vårt budskap är därför, skyll inte på lagen - sätt istället igång med det interna arbetet.  

Genom att satsa på att bygga upp en inköpsmogen organisation kan myndigheten både säkerställa kvalitet, leveranssäkerhet och hämta hem besparingar, i runda slängar 10–15 procent av det totala värdet av offentlig upphandling eller 70–100 miljarder kronor. 

Lär dig mer om inköpsmognad på vår hemsidawww.upphandlingsmyndigheten.se eller på www.silf.se

Informationsmöten om offentlig upphandling som arrangeras

15 november kl 10.00-11.00 sänds ett webbinar om Offentlig upphandling, mer information och hur du anmäler dig finns här!

20 november kl 10.00-12.00 ordnas ett möte i Nybro om upphandling, anmälan och program här!

20 november kl 14.00-16.00 ordnas ett möte i Emmaboda om upphandling, anmälan och program här!

21 november bjuder Region Kalmar in till en regiondag om bl a upphandling, mer information finns här!

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

Få medlemsstöd i hanteringen av Coronakrisen

CORONAKRISEN Hur kan du som företagare och arbetsgivare bäst hantera Corona-krisen? Vilken hjälp finns att få? Och hur kan få nytta av korttidspermitteringen och de andra åtgärder som presenterats i de olika stödpaketen? Flera av våra medlemsorganisationer erbjuder nu webinarier där du som företagare kan få hjälp att orientera sig i dessa frågor.
NYHET Publicerad:

Vi måste rädda företagen & jobben

CORONA Snabbhet före perfektion, sa Jan-Olof Jacke, VD Svenskt Näringsliv, på tisdagens pressträff. Snabbhet är just ordet. Virus och oro sprids snabbt, och med dem kommer de ekonomiska konsekvenserna. Också snabbt. Permitteringar, varsel och konkurser sker ni i ett rasande tempo. Nu behövs åtgärderna – snabbt!
NYHET Publicerad:

200 miljarder kronor i räddningspaket för företag och jobb

CORONAKRISEN "Det nya coronaviruset har skapat en extremt svår situation för svenska företag och jobb. Det är ett unikt svårt läge som kräver unikt kraftfulla åtgärder. Vi måste agera för att rädda företagen och jobben. Därför föreslår Svenskt Näringsliv nu ett brett räddningspaket för företag och jobb motsvarande 200 miljarder kronor". Det säger vd Jan-Olof Jacke.
NYHET Publicerad:

Åtgärder som kan hjälpa och dämpa fallet

CORONA Sverige och världen står inför en unik situation och ingen vet riktigt vad vi kan vänta oss, hur illa det blir och när är det över? Det vi vet är att många företag har det mycket tufft just nu och vi behöver snabba och kraftfulla likviditetsstärkande åtgärder.
NYHET Publicerad:

Senaste nytt: Kraftfulla krisåtgärder men fler kommer att behövas

CORONA Läget för svenska företag har förvärrats dramatiskt på mycket kort tid. ”Därför är det bra att regeringen, i linje med Svenskt Näringslivs förslag, vidtar ytterligare åtgärder som kan hjälpa företag ur den mest akuta krisen, säger vd Jan-Olof Jacke i en kommentar till regeringens nya krispaket.
NYHET Publicerad:

Samling i en tid av oro

LIKVIDITET Svenskt Näringsliv skrev i måndags till regeringen och la fram en rad konstruktiva förslag som behöver komma på plats för att stötta företagen i den rådande kris som är på grund av Covid-19.
NYHET Publicerad:

Kronoberg behöver fler företagsamma kvinnor! 

FÖRETAGSAMHETEN I Kronoberg är 12 procent av befolkningen företagsamma. Denna siffra måste bli högre, framför allt bland kvinnor där andelen bara är 6,8 procent. Detta kräver bättre förutsättningar att driva företag i de kvinnodominerade branscherna.
NYHET Publicerad:

Fler avgifter för små skogsnäringar 

AVGIFTER Från årsskiftet krävs det en ansökan till Trafikverket och avgift om 2 900 kronor för att få göra ett virkesupplag vid väg, oavsett storlek på virkesupplag och väg. Detta blir en ytterligare börda för redan tyngda skogsbrukare. 
NYHET Publicerad:

Stort engagemang på SYV-dagen i Växjö

SKOLA - NÄRINGSLIV Det var med stort intresse och engagemang som 34 av Kronobergs läns 40 studie- och yrkesvägledare (SYV:are) deltog i Svenskt Näringslivs SYV-dag den 17 februari. Den som eventuellt inte tidigare känt till vilken bredd och variation av yrkeskunskaper det krävs i dagens företag, fick en givande genomgång, både i föreläsningar och vid nedslag i verkligheten.
NYHET Publicerad:

Förbättra företagsklimatet i din kommun nu!

FÖRETAGSKLIMAT  I januari skickades årets enkät om det lokala företagsklimatet ut till cirka 60 000 företagare i Sverige. Det är ni företagare som kan ge oss de rätta svaren, detta så vi tillsammans kan fortsätta arbetet med att förbättra och utveckla företagsklimatet i länet och i din kommun.
NYHET Publicerad:

Skilsmässan är ett faktum

BREXIT Likt en skilsmässa i skvallerpressen med oväntade turer fram och tillbaka, analyser och slutsatser, ibland rätt, ibland fel har Brexit pågått under lång tid. Många har trött uttryck, lika bra att få det gjort så vi kan gå vidare.
NYHET Publicerad:

Yrkesprogram leder snabbast till jobb

ULTBILDNING I Kronobergs län ska cirka 2 300 niondeklassare och deras föräldrar under de närmaste veckorna välja gymnasieprogram inför nästa läsår. För att hjälpa dem att göra genomtänkta val visar Svenskt Näringsliv hur elever från olika gymnasieprogram har klarat sig på arbetsmarknaden med siffror från Ekonomifaktas Gymnasiepejl.
NYHET Publicerad:

Vi önskar er alla en riktigt god jul!

JULHÄLSNING Tack för alla möten, samtal och diskussioner under året som gått. Tillsammans skapar vi långsiktig förändring och ett förbättrat företagsklimat.
NYHET Publicerad:

EPIC ökar tillgången på teknisk kompetens

KOMPETENS Hösten 2018, tio år efter starten, kunde teknikföretagens intresseförening Gotech i Växjö få ett kvitto på att satsningen nått ett viktigt etappmål. År 2008 hade industritekniska programmet på Kungsmadskolan i Växjö inga sökande. Hösten 2019 hade man 19 som sökte programmet i första hand och ytterligare 18 som hade det som andrahandsval.
NYHET Publicerad:

Sjukskrivna medarbetare och läkarintyg – vad gäller egentligen?

WEBBINAR I detta webbinar tillsammans med Catharina Bäck, socialförsäkringsexpert på Svenskt Näringsliv och Alija Dizdarevic, samverkansansvarig på Försäkringskassan får du svar på några av frågorna som uppstår i samband med sjukskrivna medarbetere och de sjukintyg som ligger till grund för sjukskrivningen.
NYHET Publicerad:

Willo AB söker problemlösare

KOMPETENS Willo AB i Växjö är ett företag som traditionellt sålt tillverkningskapacitet, men som successivt utvecklats mot allt mer komplicerade lösningar. Det ställer krav på kontinuerlig utveckling och nytillskott av kompetens hos de 110 anställda.
NYHET Publicerad:

Låt alla gymnasieelever prova på att driva företag 

UNG FÖRETAGSAMHET Människors kreativitet, mod och initiativkraft lägger grunden för ökad ekonomisk utveckling och ökat välstånd. Ett vitalt näringsliv med många entreprenörer skapar jobb och de skatteintäkter som finansierar välfärden. Det är också avgörande för att lösa många av de problem vi ser idag, inte minst med miljö och klimat.
NYHET Publicerad:

Ansvarsfulla avtal säkrar jobb och välfärd

AVTAL 20 Konjunkturen bromsar nu in, inte bara i Kronobergs län och resten av Sverige, och utan även på viktiga exportmarknader. Samtidigt finns en risk för upptrappade handelskonflikter och fortsatt osäkerhet kring Brexit. Det råder alltså en betydande ovisshet kring den ekonomiska utvecklingen framöver.
NYHET Publicerad:

Ett år med GDPR – hur har det gått?

WEBBINAR I ett och ett halvt år har de nya dataskyddsreglerna med GDPR i spetsen tillämpats. Inför GDPR upplevde många företag brist på information och praktisk vägledning. Många företag har fortfarande en hel del frågor att sätta sig in i och förstå för att personuppgiftsbehandlingen ska klara de nya tuffare kraven.