Inköpsmognad

Birgitta Laurent och Ellen Hausel Heldah, upphandlingsexperter på Svenskt Näringsliv.

Skyll inte på lagstiftningen

NYHET Publicerad

UPPHANDLING I TV, tidningar och på sociala medier pågår en intensiv debatt kring nyligen gjorda upphandlingar. Oavsett upphandling så skyller mer eller mindre alla som deltar i debatten på lagen om offentlig upphandling och kräver att denna ska ändras.

Det påstås bland annat att det är lagens fel att upphandlande myndigheter måste köpa till ”lägsta pris”, att lagen förhindrar upphandlare att tala med leverantörer och att det enligt lagen inte får ställas krav på referenser. 

Inget kunde vara mer fel. Självklart får man beakta kvalitet i upphandlingen, tala med varandra och ställa krav på referensobjekt eller referenser. 

När man talar om offentlig upphandling är det viktigt att ha en förståelse för varför lagstiftningen har kommit till. Den finns för att säkerställa att skattebetalarnas pengar används rätt, bland annat genom att minska risken för korruption, genom att öka konkurrensen och genom att driva på mot ett större fokus på vad den upphandlande myndigheten faktiskt behöver.  

Många klagomål handlar om att myndigheterna bara köper till ”lägsta pris”. Att utvärdera en vara eller tjänst med utvärderingskriteriet ”lägsta pris” är inte fel så länge myndigheten vet och kan beskriva vilken kvalitet den behöver.  

Myndigheten ska naturligtvis inte behöva betala onödigt mycket för de nyttigheter som upphandlats. Insikten att allt har ett pris är därför en nödvändig beståndsdel i alla upphandlingar. Det gäller både beskrivningen av avtalsobjektet och övriga villkor, inte minst påföljderna vid avtalsbrott. Det finns ingen anledning att efterfråga en högre kvalitet än vad som behövs. Det höjer förmodligen priset utan någon motsvarande nytta. Det finns inte heller anledning att ha strängare påföljder än vad behovet påkallar. 

Omvänt gäller att det inte heller finns anledning att köpa en lägre kvalitet än vad man har behov av, eller låta påföljderna vid avtalsbrott inte svara mot myndighetens behov. Myndigheten måste med andra ord veta vad behovet är! 

När det gäller dialog är det inte bara tillåtet utan i högsta grad önskvärt att myndigheten inför en upphandling intervjuar företagare om hur de ser på marknaden och vilka krav som ska ställas respektive inte ställas. Dialogen kan ske i stora eller små format, även om enskilda möten oftast ger bäst information.  

Flera myndigheter har också börjat använda sig av RFI eller extern remiss. RFI innebär att myndigheten skickar ut frågor till potentiella leverantörer för att få information om hur marknaden ser ut.  

Extern remiss innebär att hela eller delar av upphandlingsdokumenten skickas ut till potentiella leverantörer för att få in synpunkter på affärens upplägg och kravformuleringar.  

Bristande dialog skapar hinder för en effektiv offentlig upphandling. Tyvärr är extern dialog inte standard i förberedelsestadiet av en upphandling. Avsaknad av dialog leder ofta till dålig kunskap om de produkter eller tjänster som finns på marknaden och för företagens affärsmodeller vilket i sin tur tyvärr leder till färre anbud och många överprövningar. 

När det slutligen gäller referenser så är det fullt möjligt att utvärdera referenser så länge som dessa är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Möjligheten att använda leverantörers referenser som tilldelningskriterium är inte begränsad till upphandlingar av intellektuella tjänster. Exempel på referensfrågor som är ägnade att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är frågor som syftar till att ta reda på hur tidigare tjänster har utförts och hur nöjda tidigare kunder varit. 

Svenskt Näringsliv vill understryka att upphandlingslagarna inte är ett hinder för goda affärer som säkerställer varor, tjänster och byggentreprenader av bra kvalitet till rätt pris. Det stora problemet är istället ett bristande ledarskap som inte klarar av att organisera förvaltningen utifrån inköpsbehovet. 

Vi är övertygade om att nyckeln till goda affärer är en inköpsmogen organisation. En organisation som har en aktuell inköpspolicy, uppdaterade inköpsplaner och inköpsrutiner som är kända för alla i organisationen. Vidare finns det nyckeltal, IT- och HR-stöd för inköp. Först när dessa fundament är på plats har myndigheten tillräckligt goda förutsättningar för att på ett strategiskt sätt börja jobba med inköp. Nästa fas i arbetet är att införa kategoristyrning, som är en processbaserad metod som fokuserar på förbättringar och förändring. En viktig hörnsten är att skapa tvärfunktionella och tvärprofessionella grupper inom myndigheten som arbetar löpande med alla delar av inköpsprocessen. Att införa kategoristyrning är krävande och måste ledas av den högsta ledningen inom varje myndighet.  

Vårt budskap är därför, skyll inte på lagen - sätt istället igång med det interna arbetet.  

Genom att satsa på att bygga upp en inköpsmogen organisation kan myndigheten både säkerställa kvalitet, leveranssäkerhet och hämta hem besparingar, i runda slängar 10–15 procent av det totala värdet av offentlig upphandling eller 70–100 miljarder kronor. 

Lär dig mer om inköpsmognad på vår hemsidawww.upphandlingsmyndigheten.se eller på www.silf.se

Informationsmöten om offentlig upphandling som arrangeras

15 november kl 10.00-11.00 sänds ett webbinar om Offentlig upphandling, mer information och hur du anmäler dig finns här!

20 november kl 10.00-12.00 ordnas ett möte i Nybro om upphandling, anmälan och program här!

20 november kl 14.00-16.00 ordnas ett möte i Emmaboda om upphandling, anmälan och program här!

21 november bjuder Region Kalmar in till en regiondag om bl a upphandling, mer information finns här!

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

Brett seminarieprogram på Arbetsgivardag i Växjö

FÖRETAGARFRÅGOR Även om Avtal 20 stod i fokus under Arbetsgivardagen i Växjö den 23 oktober, både i seminarieprogrammet och i kulisserna, så var det mycket annat som fångade deltagarnas intresse.
NYHET Publicerad:

Hallå där, Stefan de Goede

SKOLNÄTVERKSANSVARIG Vi hälsar Stefan de Goede välkommen som studentmedarbetare. Stefan studerar på Linnéuniversitetet i Växjö och kommer att ha ansvaret för det regionala skolnätverket och utveckla kontakterna mellan skola och näringsliv på Svenskt Näringsliv i Kronobergs och Kalmar län.
NYHET Publicerad:

Internationell konkurrenskraft, exportberoendet och bankers agerande avgörande för konjunkturen

KONJUNKTUR Svensk och global konjunktur ser allt svagare ut, visar en ny konjunkturprognos från Svenskt Näringsliv. Tillväxten mattas av och blir låg under kommande år med svag utveckling av produktivitet och sysselsättning.
NYHET Publicerad:

Avtal 20 lockade publik till Arbetsgivardagen

ARBETSGIVARDAG Den 20 december lägger facken sina utgångsbud till arbetsgivarsidan inom industrin och därmed är avtalsrörelsen 2020 igång. Ett 80-tal medlemsföretag från Kronobergs och Kalmar län hade kanske väntat sig en hint om vartåt det lutar, när man samlades till Svenskt Näringslivs arbetsgivardag i Växjö. Det fick man, om än inte i klara siffror.
NYHET Publicerad:

Skyll inte på lagstiftningen

UPPHANDLING I TV, tidningar och på sociala medier pågår en intensiv debatt kring nyligen gjorda upphandlingar. Oavsett upphandling så skyller mer eller mindre alla som deltar i debatten på lagen om offentlig upphandling och kräver att denna ska ändras.
NYHET Publicerad:

Alla tjänar på att det går bra för företagen i Kronoberg

VÄLFÄRDSSKAPARNA Sedan vi på Svenskt Näringsliv presenterade årets ranking av företagsklimatet i länets alla kommuner har ledarskribenter och kommunpolitiker skickat med både ris och ros utifrån betydelsen av enkäten och rankingen. I den bästa av världar skulle det vara fantastiskt om undersökningen inte spelade någon roll - att företagens betydelse i samhället, för att finansiera och bedriva allas vår välfärd och skapa nya arbetstillfällen, är så självklar att den inte skulle behövas.
NYHET Publicerad:

Psykisk ohälsa - vilket ansvar har du?

WEBBINAR Vilket ansvar kan, bör och ska arbetsgivaren, medarbetaren respektive samhället ta när det gäller att förebygga psykisk ohälsa? Vad innebär Arbetsmiljöverkets föreskrift om ”organisatorisk och social arbetsmiljö”?
NYHET Publicerad:

Använd rankingen som inspiration till utveckling

FÖRETAGSKLIMAT Årets ranking av företagsklimatet är nu sammanställd. Över 30 000 företagare i landet, varav 835 företagare från länet, har svarat på den enkät som utgör en stor del av grunden till rankingen. Resultaten i Kronobergs län innehåller tyvärr en del nedgångar, Markaryd är undantaget som inte bara behåller första platsen utan stiger dessutom två placeringar.
NYHET Publicerad:

Företagare i Kronoberg försiktigt optimistiska, trots nationell ekonomisk utmaning

KONJUNKTUR Svenskt Näringslivs företagarpanel för tredje kvartalet 2019 visar att svenska företags förväntningar om framtida produktion/försäljning, investeringar och sysselsättning fortsätter att minska. Men företagen i Kronobergs län är något mer positiva – trots tuffare tider. 
NYHET Publicerad:

Inför rankingen 2019 – Utgångsläget i Kronobergs län 

FÖRETAGSKLIMAT Den 24 september släpper Svenskt Näringsliv resultatet av den årliga rankingen av företagsklimatet i Sveriges 290 kommuner. Syftet är att visa var i landet det är bäst att starta och driva företag. Men, varför mäter vi företagsklimatet och hur ser förutsättningarna för Kronobergs län ut i år?
NYHET Publicerad:

Så skyddar du ditt företag från brott 

WEBBINAR Det blir allt vanligare att stora delar av ansvaret för brottsbekämpning läggs över på den enskilde företagaren. I detta webbinar rätar Per Geijer, säkerhetschef på Svensk Handel, ut en hel del frågetecken och ger handfasta tips på hur du skyddar din verksamhet för brott.
NYHET Publicerad:

Det svenska näringslivet ligger i framkant i klimatarbetet

KLIMAT Klimatutmaningen är en av vår tids största utmaningar. Forskningen är tydlig, den globala uppvärmningen måste begränsas, helst till under 1,5 grader. För att klara det måste världens utsläpp gå mot netto-noll till mitten av seklet.
NYHET Publicerad:

Så får vi ett förbättrat upphandlingsklimat

KONKURRENS Den offentliga marknaden är stor, mycket stor. Enligt Upphandlingsmyndigheten uppgick värdet på den offentliga marknaden år 2016 till 683 miljarder, eller 17 procent av BNP. Det saknas dock fullt tillförlitlig statistik och många menar att marknaden sannolikt är ännu större.
NYHET Publicerad:

Flera företag vittnar om att ”får vi bara tag i rätt person utbildar vi dem själva"

KOMMENTAR Vi behöver lägre trösklar in på arbetsmarknaden. LAS behöver göras om i grunden och att frågan nu utreds är ett steg i rätt riktning men vi anser att utredningens uppdrag är alltför begränsat.
NYHET Publicerad:

Företaget som satte EU på plats

ARBETSMILJÖ Batteritillverkaren Saft i Oskarshamn lyckades med rätt argument och rätt kontakter få gehör för ett förslag om utformning av ett EU-direktiv, och i förlängningen av svensk lagstiftning. De lyckades påverka reglerna för uppföljning, av hur användning av kadmium (Cd) i tillverkningsprocessen påverkar arbetsmiljön.
NYHET Publicerad:

”Växjölöftet” minskar bidragsberoendet

ARBETSMARKNAD Genom att kräva motprestation, och samtidigt erbjuda individuella utvecklingsprogram, har Växjö kommun lyckats minska antalet hushåll som får försörjningsstöd med 45 %. Räknat per invånare, är besparingen nästan 36 % av kostnaden.
NYHET Publicerad:

Ny arbetslivsmodell ska lösa låsningar

ARBETSMARKNAD Svenskt Näringsliv var 2009 nära ett huvudavtal med LO om flexibilitet och trygghet på arbetsmarknaden, men det sprack på olika prioriteringar. Likaså 2013 och 2015. Men nu gör organisationen ett nytt avstamp och torgför en ny modell, som man hoppas ska leda till ett antal reformer under de kommande åren.
NYHET Publicerad:

Färre unga blir företagsamma i Kronoberg

JOBBSKAPARE Bara 0,8 procent av de unga i Kronobergs län började leda eller driva företag under det föregående året. Det är en minskning med mer än en tredjedel jämfört med för fyra år sedan. Det visar Svenskt Näringslivs undersökning Företagsamheten.
NYHET Publicerad:

Sommartips från Finfa

SOMMARÖPPET Vi finns tillgängliga under hela sommaren om du har frågor kring kollektivavtalad försäkring och pension.
NYHET Publicerad:

Många får chans att pröva sina vingar

SOMMARJOBB På Tingsryd Resort är det full fart. Solen skiner, campingen är nästintill fullsatt och det är liv och rörelse i hela området. Allt detta hade inte varit möjligt om det inte hade funnits personal som trivs och gör ett bra jobb.