Lönesättning: Här är chefens största utmaningar

Ofta är det anställda som får frågan om vad de tycker om individuell lönesättning. För att få veta mer om hur lönesättande chefer upplever sin roll är det dem som Sofia Malmrud, doktorand på psykologiska institutionen vid Stockholms universitet, fokuserar på i sin avhandling. I en studie intervjuas 28 chefer i tre branscher om hur de upplever sin roll i en individuell lönesättning och vilka svårigheter de möter.

– Cheferna är centrala spelare vid individuell lönesättning. De bär det största ansvaret för att förverkliga löneprocessen så som hr och högsta ledningen har bestämt och därför behöver de ha rätt förutsättningar för att göra sitt jobb.

En av utmaningarna som cheferna identifierar är att hantera medarbetarnas förväntningar. Om chefen till exempel säger att potten är två procent förväntar sig en del medarbetare att alla får två procent i löneökning. Det får ofta till följd att den som får mindre tror sig ha gjort ett dåligt jobb.

Att medarbetare i allt större utsträckning jämför löner är också ett dilemma för chefen. Även om företag i privat sektor i regel inte har offentliga löner känner många till sina kollegors lönenivåer och jämför med varandra.

Det innebär att en medarbetare som efter lönesamtalet är nöjd med sin lön kan komma tillbaka en kort stund senare och vara missnöjd, efter att ha fått veta att en kollega fick en större höjning. Eller så jämför medarbetare löneökningar i procent utan att känna till varandras grundlön.

– Då vet de egentligen inte vilka summor de jämför. Det är bara chefen och medarbetaren som har koll på hela pusslet – det går inte att jämföra bara småbitar.

En annan utmaning är de förutsättningar cheferna har i form av resurser och verktyg. Hur ser lönekriterierna ut? Vad säger högsta ledningen att de ska bedöma och säga till sina medarbetare?

– Vissa chefer säger att de ibland får information uppifrån som de inte själva förstår. Hur ska de då kunna förklara det för medarbetarna och motivera dem?

En viktig faktor är de ekonomiska medel som cheferna har för att skapa en koppling mellan lön och prestation stor roll. Bara för att det är individuell lönesättning finns det sällan obegränsade medel, påpekar Sofia Malmrud.

– Det är problematiskt för cheferna att skapa en tydlig koppling mellan lön och prestation när de upplever att det finns för lite pengar att fördela, eller när de har för lite tid för varje medarbetare. Då hinner de inte göra prestationsbedömningar, ge feedback, och hålla utvecklings- och lönesamtal.

Cheferna lyfter också att de vill kunna se vad deras anställda gör för att ha möjligheten att bedöma prestationen. Ett vanligt lönekriterium är till exempel samarbetsförmåga men sitter chef och medarbetare på olika ställen kan det vara svårt.

– Hur ska cheferna då se samarbetsförmågan? Det innebär att cheferna måste lita på andrahandsinformation vilket gör att de upplever att de kan missa saker som medarbetaren har presterat.

Ytterligare en utmaning enligt cheferna är att skapa förståelse hos medarbetarna. Cheferna vill att lönesystemet ska vara konsekvent så att de tydligt kan förklara vad de grundar sin bedömning på.

– De vill nå en samsyn. I slutänden handlar det ju om att chef och medarbetare kommer överens om hur prestationen ser ut och att löneökningen sedan fastställs utifrån den.

Feedback är en central del i individuell lönesättning, konstaterar Sofia Malmrud. En medarbetare som har underpresterat, utan att ha fått någon feedback under året, blir troligen mycket besviken över att höra att löneökningen blir liten.

– Chefen måste ge feedback under året för att medarbetaren ska kunna göra justeringar och ha en chans att nå målen. Det är inte rimligt att bara under prestations- eller lönesamtalet få höra att man har underpresterat.

Men det är också viktigt att medarbetarna är delaktiga, att de till exempel förbereder sig ordentligt inför lönesamtalet, betonar Sofia Malmrud.

– För att kunna föra ett konstruktivt samtal och prata om prestationen måste båda vara med i matchen. Delaktiga medarbetare ökar också sannolikheten för att nå förståelse, acceptans och förhoppningsvis även samsyn.