Nya regler förenklar offentliga upphandlingar  

Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert från Svenskt Näringsliv och Gustaf Danielsson från Upphandlingskontoret berättade om EU´s nya upphandlingsregler och möjligheten att upphandla bättre.

– Vi strävar efter att förenkla upphandlingarna, det ska inte vara krångligt och oproportionerligt”, säger Gustaf Danielsson. 

År efter år får upphandling bottenbetyg hos majoriteten av Sveriges kommuner. Det visar Svenskt Näringslivs årliga undersökning av det lokala företagsklimatet. 

– Men 2022 har det faktiskt förbättrats något, säger Ola Toftegaard, regionchef för Svenskt Näringsliv Jämtland. 

Nya upphandlingsregler

En åtgärd som förväntas bidra till ytterligare förbättringar är de nya upphandlingsregler som trädde i kraft 1 februari 2022. De nya reglerna berör upphandlingar under EU:s tröskelvärden, där finns det möjlighet att använd sig av direktupphandling som kan användas upp till 700 000 SEK. Över det är det upphandlingar som ska annonseras i hela Sverige. Syftet med regleringen är att förenkla, samt bygga in mer flexibilitet och att sätta den goda affären i fokus. 

Alla EU-länder har samma lagstiftning när det kommer till upphandling. Historiskt är det något som har gynnat Sverige över tid. 

– Tänk till exempel IKEA, Saab, Volvo och andra stora svenska aktörer som etablerat sig utanför landets gränser, säger Ellen Hausel Heldahl. 

Hon menar att upphandlingslagstiftningen ofta kan upplevas hindrande, särskilt när det kommer till lokala leverantörer. Men i själva verket har reglerna gynnat svenska aktörer. 

– Det här är helt enkelt en antikorruptionslagstiftning, säger Ellen Hausel Heldahl. 

Varje år upphandlar kommuner, regioner och statliga myndigheter varor, tjänster och byggentreprenader för närmare 700 miljarder kronor. Det innebär en affärsmöjlighet för många företag. Rätt genomförd leder offentlig upphandling till god konkurrens samt högre kvalitet och lägre kostnader för det allmänna och för konsumenterna. Fel utförd leder det till krångel och tidsspillan för både anbudsgivare och upphandlande myndighet. Ofta på grund av brister och otydlighet i underlagen, eller senfärdighet hos domstolar där överklaganden inte sällan hamnar.  

– I den nya lagstiftningen finns å ena sidan krav på ökad skyndsamhet i domstolorna. Å andra sidan kan en anbudsgivare inte påpeka fel och brister i förfrågningsunderlaget i efterhand. I stället måste dessa påpekas direkt i ”fråga- svardokumentet”. Annars finns stor risk att ett överklagande inte håller i domstol. Vi ser redan att domstolarna dömer efter detta direktiv, säger Ellen Hausel Heldahl.  

Upphandlingskontoret fungerar som ett stöd

Det är långt ifrån alltid som upphandlingsförfaranden fungerar som det är tänkt.  

Förutom regler som upplevs krångliga finns också praktiska hinder på vägen. Det försöker Upphandlingskontoret i Östersund att råda bot på. Här arbetar Gustaf Danielsson som upphandlingschef, och han beskriver ambitionen med Upphandlingskontorets uppdrag. 

– Vi upphandlar åt åtta kommuner i Jämtlands län, vilket innebär större volymer. Men vi fungerar också som utbildare och juridiskt stöd för de anslutna kommunerna. Vi utbildar både politiker och tjänstemän, men också leverantörer. Det krävs kunskap på båda sidor för att det ska bli bra, säger Gustaf Danielsson. 

Gustaf berättar att Upphandlingskontoret arbetar för att fler småföretagare ska lämna anbud. Det kan bland annat ske genom att upphandlingar delas upp i flera mindre delar, till exempel när det gäller livsmedel.  

– Trots försöken att dela upp upphandlingarna får vi ofta inte in tillräckligt med anbud, och det har visat sig bero på kapacitetsskäl. En liten aktör klarar kanske inte att leverera ett visst livsmedel året om, i fyra år. Men de kan däremot leverera under ett par månader per år. Vi tittar på andra lösningar för att locka mindre leverantörer.  

Dialog skapar alltså bättre upphandlingar, vilket Gustaf Danielsson poängterar. Kraven måste vara proportionerliga, och ibland får den upphandlande myndigheten tänka om i mer flexibla banor. Även hos lagstiftaren syns flera åtgärder som syftar till smidigare hantering av till exempel ramavtal. 

Dynamiskt inköpssystem

Både Gustaf Danielsson och Ellen Hausel Heldahl lyfter fram DIS som en lösning som troligtvis kommer att ersätta det traditionella ramavtalet. DIS är ett dynamiskt inköpssystem med en helt elektronisk metod för upphandling. Systemet är öppet för nya leverantörer under hela giltighetstiden och antalet leverantörer får inte begränsas. Det är ett flexibelt system som ökar möjligheterna att få in nya produkter och lösningar till upphandlande organisationer. Systemet liknar en vanlig upphandling men är en snabbare process. 

– Det här ger möjlighet för nya aktörer att kliva i och ur olika avtal. Under tröskelvärdet 2,2 miljoner kronor blir dessutom volymen viktigare än antalet år, säger Ellen Hausel Heldahl. 

Förenklingarna till trots är det ändå avgörande att vara noggrann i anbudsförfarandet, och kontrollera så att inga småfel kan ställa till det. 

– En tydlig beskrivning och ett konsekvent genomförande är också viktigt för den som ska upphandla. Det underlättar för alla parter, säger Gustaf Danielsson.