Digital inlämning av årsredovisningen – en förenklingsreform?

I syfte att bl.a. underlätta företagens uppgiftslämning har Bolagsverket fått i uppdrag att införa en digital tjänst för inlämning av årsredovisningar. Arbetet ska vara klart våren 2018 och den digitala rapporteringen är tänkt att vara valfri till en början. Det långsiktiga målet är dock ett obligatoriskt krav på digital inlämning av årsredovisningar.

Enligt regeringens pressrelease uppgår kostnaderna för företagens årsredovisningar till ca 1,7 miljarder per år. Det framgår dock inte av pressreleasen att själva inrapporteringskostnaden utgör en ganska blygsam del av denna summa. Hanteringen av påskrifter från revisorer och styrelseledamöter kan visserligen innebära en del administration för bolagen men i övrigt är besparingspotentialen vad gäller kostnader för ingivande av årsredovisningen begränsad. Att anpassa interna system och rutiner till det format som i regel används för digital rapportering – XBRL – kan tvärtom vara förenat med betydande kostnader. Detta gäller i synnerhet för större företag med mer komplex verksamhet vilket bl.a. erfarenheter från en motsvarande förändring avseende de finansiella företagens rapportering har visat.

Av en delrapport som Bolagsverket publicerade i oktober 2016 framgår att den digitala inlämningstjänsten inledningsvis ska omfatta de mindre aktiebolagen med färre än 50 anställda. Mindre företag använder sig i många fall av redovisningskonsulter och standardiserade redovisningssystem, vilket torde göra anpassningen till det digitala formatet mindre problematisk. Alla mindre företag använder sig dock inte av konsulter och standardiserad rapportering. Vissa sköter sin bokföring och rapportering på egen hand, vilket kommer att försvåras avsevärt om den digitala inrapporteringen blir obligatorisk. Ett sådant krav kommer därför i praktiken att bli ett hinder för att starta och driva aktiebolag, vilket knappast gagnar företagsamheten.

De större företagens förutsättningar för klara av digital inrapportering diskuteras inte närmare i Bolagsverkets delrapport. Det är beklagligt eftersom det sannolikt är här som de stora utmaningarna kommer. En fråga som måste lösas är hur den digitala signeringen ska gå till då större företag i regel har fler styrelseledamöter som dessutom befinner sig på olika plats geografiskt. Redovisningsregelverket för större företag är dessutom mer flexibelt och principbaserat vilket speglar de behov av anpassning till den egna verksamhetens komplexitet och omfattning som finns i dessa företag. Det är svårt att hitta en metod för standardisering av data i årsredovisningen som inte gör våld på det rapporterande företagets möjlighet att framställa informationen på det sätt som är mest lämpligt för det företaget. Risken är att de valmöjligheter som ryms inom årsredovisningslagen och gällande redovisningsnormgivning går förlorade. Internationellt är det också detta som har kommit att bli den stora knäckfrågan i debatten om digitalt formaterad redovisningsinformation. Myndigheter och andra användare som hanterar och utvärderar ett mycket stort antal företag talar sig gärna varma för standardisering, gemensamma definitioner och mindre företagsspecifik information. Företagen och de användare som analyserar företag på djupet inser dock att informationskvaliteten blir sämre om alla ska tvingas in i samma digitala format.

Svenskt Näringsliv har i dagarna skrivit till Bolagsverket för att påtala dessa problem och för att understryka vikten av analys av och dialog kring de frågor som rör de större företagens inrapportering. Dessutom har vi ifrågasatt skälen till att göra inrapporteringen obligatorisk för företag. Obligatorisk inrapportering kan aldrig lanseras som en förenklingsreform för näringslivet. Den stora vinnaren på detta är Bolagsverket själv.