Möjligheter till förbättring av digitala årsredovisningar

I Sverige kan de flesta aktiebolag sedan ett par år tillbaka välja att lämna in sin årsredovisning digitalt till Bolagsverket och en pågående utredning tittar just nu på hur ett obligatoriskt krav på digital inlämning av årsredovisningen kan se ut. Att utvecklingen går mot att elektroniska årsredovisningar blir standard framöver är ett naturligt led i samhällets digitalisering och i sig inte något anmärkningsvärt. Det är dock viktigt att de lösningar som väljs är anpassade till alla typer av företag och att de möjligheter till förenkling som digitaliseringen erbjuder tas tillvara på ett effektivt sätt.

För att följa upp hur de lösningarna för digital inlämning av årsredovisningar har fungerat i Sverige har konsultföretaget Trinovo under 2022 genomfört en studie där bland andra redovisningskonsulter och programvaruföretag deltagit och delat med sig av sina erfarenheter. Studien har sammanställts i en rapport som presenterades på ett webbinarium som hölls av Svenskt Näringsliv den 27 oktober. Förutom Trinovo som genomfört studien deltog även representanter för FAR, Srf konsulterna, Finansinspektionen, Bokföringsnämnden samt inrapporterande företag och gav sin syn på innehållet i rapporten.

Ett viktigt syfte med undersökningen var att identifiera behov av förbättringar och åtgärder inför ett kommande krav på digital inlämning av årsredovisningen som omfattar alla aktiebolag. Resultatet visar att synen på den digitala utvecklingen är positiv och att det finns flera fördelar med digital inlämning av årsredovisningen. Studien visar dock också att flera potentiella förenklingsvinster och fördelar med det digitala formatet riskerar att gå förlorade och skulle kunna omhändertas på ett bättre sätt. Att lämna in digitalt innebär en del tillkommande administration vilket gör att man går miste om vissa förenklingsvinster. Det finns också förbättringsmöjligheter i den tekniska lösningen, som i dagsläget är utformad på ett sådant sätt att rapporterande företag är hänvisade till vissa systemleverantörer. En konsekvens av detta är att användare uppger att den information som kan lämnas i årsredovisningen beror av vilken systemleverantör som bolaget använder. Ett viktigt syfte bakom digitaliseringen är att förenkla för inrapporterande företag och användare, som på ett enkelt sätt ska kunna hämta in information från ett stort antal digitala årsredovisningar. Skillnader i systemlösningar är ett hinder för detta. Trinovo rekommenderar därför en bättre samordning mellan Bolagsverket, systemleverantörer och andra inblandade parter. Därutöver rekommenderas att Bolagsverket utvecklar en tjänst för digital inlämning som kan användas av de företag som inte har möjlighet att anlita någon av de privata leverantörer som Bolagsverket har avtal med. Detta kan komma att bli särskilt betydelsefullt vid ett obligatorium, vilket om det införs kommer att omfatta ett stort antal mycket små aktiebolag med begränsade resurser.

Den digitala lösningen skapar dessutom en del osäkerhet. Den elektroniska avskrift som lämnas in till Bolagsverket kan skilja sig från det original av årsredovisningen som skrivs under av styrelsen. Detta väcker frågor om ansvar för eventuella avvikelser mellan årsredovisningen och den inlämnade avskriften. En annan källa till osäkerhet är revisionen av den digitala årsredovisningen. Om årsredovisningen revisorsgranskas omfattas inte de sökbara taggar som den digitala avskriften försetts med av granskningen, trots att de publiceras tillsammans med revisionsberättelsen. Detta kan i sin tur leda till ett förväntningsgap avseende informationen kvalitet. En rättssäker lösning kräver ökad tydlighet kring dessa frågor.

Trinovos studie omfattar även börsnoterade företag, som redan omfattas av ett obligatoriskt krav på att både upprätta och lämna in årsredovisningen digitalt till Finansinspektionen. För denna grupp företag, vars finansiella information är mer komplex, har det digitala formatet inneburit väsentliga merkostnader. Det har också påverkat årsredovisningsprocessen och gjort den mindre flexibel. En slutsats av rapporten är att det behövs en fördjupad analys av syftet med det digitala formatet och hur det bäst uppnås för denna grupp företag.  

Parallellt med utvecklingen i Sverige har ett nytt direktiv antagits inom EU med krav på att stora företag ska upprätta och lämna in en digital hållbarhetsrapport. Direktivet ska implementeras stegvis från 2024. Det finns också långtgående planer på att inrätta en ny europeisk kontaktpunkt för digital företagsinformation. Sannolikt finns det mycket att vinna på att samordna ett eventuellt obligatoriskt krav på digital inlämning av svenska årsredovisningar med den kommande EU-regleringen. Risken är att man annars låser fast sig i nationella lösningar och skapar omfattande merarbete för såväl företag som mottagande myndigheter.