Gör det möjligt att lämna årsredovisningen till Bolagsverket som PDF

Sommaren 2016 fick Bolagsverket i uppdrag av Näringsdepartementet att införa en digital tjänst för inlämning av årsredovisningar . Syftet var att både underlätta för företagen och effektivisera för myndigheter och andra användare av informationen. Den 26 mars i år planerar Bolagsverket att sjösätta en tjänst för digital inrapportering som är tänkt att omfatta mindre s.k. K2-bolag. Enligt planen ska de större K3-bolagen få samma möjlighet från sommaren 2019.

Det är svårt att tro men att lämna in sin årsredovisning till Bolagsverket som PDF-fil är inte möjligt, trots att lagstiftning för att möjliggöra detta tillkom redan 2006. För närvarande skickas handlingarna istället in på papper med vanlig post. Inte heller den tjänst som Bolagsverket nu lanserar kommer att tillåta PDF-inlämning, utan den som vill lämna in sin årsredovisning elektroniskt måste göra detta i s.k. XBRL-format. Det innebär att informationen i årsredovisningen taggas (etiketteras) med hjälp av standardiserade begrepp som följer ett visst mönster, en taxonomi. För att detta ska vara möjligt behöver det redovisningssystem som bolaget använder ha viss funktionalitet. Att rapportera med XBRL kräver alltså en hel del anpassningar och investeringar för bolagen. Bolagsverket har därför uttryckt farhågor om att den nya inlämningstjänsten inte kommer att utnyttjas i så stor utsträckning som skulle vara önskvärt. Bolagsverket anser därför att regeringen bör utreda behovet av att göra det obligatoriskt att rapportera elektroniskt med XBRL. Det är svårt att låta bli att ställa sig frågan varför man måste göra en tjänst, vars syfte är att underlätta för företagen, obligatorisk för att den ska bli attraktiv att använda?

Som ett led i införandet av den nya tjänsten har Bolagsverket remitterat ett förslag till föreskrifter om elektronisk ingivning av årsredovisningshandlingar för aktiebolag där det föreslås att elektroniska årsredovisningshandlingar ska ges in i form av bestyrkta elektroniska avskrifter. En avskrift är en handling som återger hela eller delar av innehållet i ett original utan att originalets utseende visas, dvs. någonting annat än en kopia. Av årsredovisningslagen framgår dock att det är en kopia av årsredovisningen som ska ges in till registreringsmyndigheten. Eftersom det bestyrkande som ska lämnas gäller kopians överensstämmelse med originalet är skillnaden viktig ur ett rättssäkerhetsperspektiv. Ett felaktigt bestyrkande som utgör fara i bevishänseende är straffbart. Svenskt Näringsliv har i ett remissyttrande därför avstyrkt Bolagsverkets förslag.

Såväl Bolagsverkets föreskrifter som myndighetens praktiska ingivningsalternativ bör givetvis göra det möjligt att ge in årsredovisningen på de olika sätt som lagen anger, dvs. som en bestyrkt kopia, bestyrkt elektronisk kopia eller som ett elektroniskt original. Det borde dessutom snarast införas en möjlighet att lämna in årsredovisningen i PDF-format så att man kan skippa pappersexercisen. Det om något skulle vara en verklig lättnad för de flesta aktiebolag.