Hejdå papperskvitton!

Förslagen i lagrådsremissen Avskaffat krav på bevarande av räkenskapsinformation i original, som överlämnades till Lagrådet den 18 januari, visar att regeringen äntligen hörsammat behovet av att modernisera de svenska bokföringsreglerna. Den största och viktigaste förändringen är att nuvarande krav att räkenskapsinformation ska arkiveras i den form det tagits emot av ett företag slopas. Den nya regeln innebär att exempelvis fakturor och kvitton som tagits emot på papper kan överföras direkt till digital form om den teknik och de processer som tillämpas för överföringen inte innebär någon risk för att informationen förändras eller försvinner. Glädjande är att man tagit hänsyn till det som Svenskt Näringsliv framfört i sitt remissyttrande mot att införa ett krav på att räkenskapsinformationen ska behållas i sin ursprungliga form fram till dess den är bokförd, vilket till stor del hade motverkat reformens syfte.

De svenska bokföringsreglerna har i praktiken utgjort ett hinder för digitaliseringen och inneburit en stor administrativ börda genom att enorma mängder pappersmaterial behöver hanteras och arkiveras manuellt. De flesta som med hjälp av tejp eller häftapparat någon gång tålmodigt monterat ihop underlag för reseräkningar har säkert tänkt tanken att det borde finnas effektivitetsvinster att hämta här. För att beräkna omfattningen av de potentiella besparingar som ett reformerat bevarandekrav skulle innebära för företagen tog Svenskt Näringsliv initiativ till en konsekvensanalys som genomfördes 2021. Konsekvensanalysen utgjorde underlag i den s.k. förenklingsutredningen, som samma år överlämnade sitt betänkande till regeringen. Analysen byggde på standardkostnadsmodellen som är en vedertagen metod för att studera tids- och resursåtgång för administrativa processer som olika regelkrav ger upphov till. I konsekvensanalysen beräknades förenklingsvinsterna med ett slopat krav på arkivering av räkenskapsmaterial i ursprunglig form uppgå till sammanlagt 3,9 miljarder kronor per år för de 435 000 företag som omfattades av studien. Med hänsyn till att det verkliga antalet bokföringsskyldiga är väsentligt fler är sannolikt förenklingsvinsterna av det förslag som regeringen nu lägger fram ännu större. De nya reglerna föreslås träda i kraft den 1 juli.