IT-företag efterlyser bättre upphandlingar

IT-konsultföretaget EGBS deltar regelbundet i upphandlingar av IT-tjänster. De upplever att det finns brister i hur upphandlingarna genomförs, både när det gäller förfrågningsunderlagen och att upphandlarna saknar kunskap om tjänsterna och produkterna som de köper in. De här bristerna beror inte på hur lagen är utformad utan på hur den tillämpas.

– De som utformar upphandlingarna nyttjar inte de möjligheter som lagen ger och det leder till sämre upphandlingar. Min känsla är att detta grundar sig i en rädsla för att göra fel, säger Jonas Möller, försäljningschef på EGBS.

Jonas Möller menar att vissa upphandlares rädsla för att göra fel leder till att de begränsar sig till att ställa krav som de använt tidigare och som de vet ryms inom ramarna. Han upplever även att många upphandlare saknar sakkunskap om IT-produkten eller -tjänsten som de ska upphandla. Det påverkar vilka krav de ställer och leder ofta till att kraven anges i en detaljerad specifikation, samtidigt som de låter lägsta pris avgöra vilket anbud som antas. Resultatet blir att alla leverantörer lämnar anbud på liknande lösningar där upphandlarna egentligen bara behöver jämföra priset.

Ett tydligt tecken på att upphandlingarna inom den offentliga marknaden inte fungerar som det ska är, enligt Jonas Möller, att konsultmäklarna, som hjälper upphandlade myndigheter att köpa in konsulttjänster, har fått väldigt mycket att göra. Enligt uppgifter från marknadskonsultföretaget Doublecheck ökade ett bolag inom konsultmäklarbranschen sin omsättning med 67 procent från 2014 till 2015, från 2,0 miljarder kronor till 3,3 miljarder kronor. Jonas Möller tycker att det tyder på att upphandlande myndigheter låter priset styra istället för vad som ger mest nytta.

Motverkar dialog och innovation

Jonas Möller anser att sättet som upphandlingarna genomförs på idag motarbetar EU:s direktiv att upphandlingar ska följa tre kriterier; tidig dialog, utvecklande inköp och innovation. Det har även lett till att företag som lämnar anbud har arbetat fram ett sätt att runda systemet för att vinna upphandlingarna.

– Inget av de tre kriterierna uppfylls när upphandlarna väljer att i detalj beskriva tjänsten eller produkten som de ska köpa och undviker att prata med potentiella leverantörer inför upphandlingarna. Det har istället utvecklat ett beteende hos anbudslämnarna att ibland till och med lämna fejkade priser som drar ner snittpriset i upphandlingen. Det är en ren manipulation av systemet, säger Jonas Möller.

Under de senaste åren har han märkt att några få leverantörer växt och blivit dominanta på den offentliga marknaden. Det här är ett stort problem som gör det svårt för mindre och nystartade företag att bli leverantörer och det i sin tur motverkar tillkomsten av nya jobb.

– Innovativa lösningar växer oftare fram i mindre företag och det i sin tur skapar nya arbetstillfällen. Men genom att upphandlande myndigheter väljer att anlita större företag så kväver det möjligheterna till både nya innovationer och nya jobb, säger Jonas Möller.

I många upphandlingar frågar beställarna efter referenser på specificerade lösningar vilket är en viktig anledning till att företagen inte kan föreslå innovativa lösningar i anbuden.

– Ett problem med detaljerade specifikationer är att de ofta innehåller krav på referenser, vilket i sin tur garanterar att det inte blir någon innovativ lösning som presenteras i anbuden. Det beror på att referensen använder lösningar som tillkommit för minst 2-3 år sedan och det kan per definition inte vara innovativt idag, säger Jonas Möller.

Konkret förslag på lösning

Jonas Möller menar att man kan komma tillrätta med problemen genom att de upphandlande myndigheterna använder sig av möjligheten till ”tidig dialog” och låter en expert från marknaden genomföra en behovsanalys inför varje upphandling. Analysen ska sedan ligga till grund för förfrågningsunderlaget. Det skulle hjälpa myndigheterna att genomföra bättre upphandlingar och de skulle troligtvis få mer valuta för pengarna då risken för att fel tjänst eller produkt köps in minimeras.

– Genom att myndigheterna för dialog med marknaden och låter en expert göra behovsanalysen kommer förfrågningsunderlaget se till att rätt vara eller tjänst köps in. Det kommer även att uppmuntra till innovationer och förhoppningsvis kommer fler företag, både stora och små, kunna lämna anbud. En annan fördel är att vi kommer bort från de riktade underlagen som vänder sig till en specifik leverantör, säger Jonas Möller.

Underlaget från behovsanalysen ska berätta vad den upphandlade myndigheten ska uppnå med köpet, varför det förhållandet råder och vilken effekt man vill uppnå med köpet. Att myndigheten pratar om effekten den vill uppnå istället för att prata om tekniska funktioner som efterfrågas gör att anbudslämnarna kan presentera nya och innovativa lösningar.

– Lösningarna kan ha olika ROI (Return on Investment reds. anm.) men det ger betydligt större möjlighet att göra bra upphandlingar som främjar innovation och utveckling av de svenska offentliga verksamheterna än dagens detaljerade specifikationer, säger Jonas Möller.