Ellen Hausel Heldahl, Katarina Lincoln och Jenny Engström.

Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv och Katarina Lincoln och Jenny Engström, enheten för upphandlingsstöd på Upphandlingsmyndigheten.

"Krav på funktion i upphandlingar gynnar leverantörerna"

NYHET Publicerad

UPPHANDLING I november har Svenskt Näringsliv tillsammans med Upphandlingsmyndigheten anordnat tre seminarier om funktionsupphandling. ”Vi är pionjärer som går i bräschen för funktionsupphandlingar”, konstaterade Ellen Hausel Heldahl, expert på offentlig upphandling på Svenskt Näringsliv, på första seminariet i Malmö.

Funktionsupphandlingar är något som Ellen Hausel Heldahl, expert på offentlig upphandling på Svenskt Näringsliv, pratar mycket om när hon föreläser och träffar upphandlare, beställare, politiker, kommuntjänstemän och företagare. Däremot har hon märkt att det genomförs få funktionsupphandlingar.

Svenskt Näringsliv har, genom projektet Bättre offentliga marknader, därför genomfört tre seminarier om funktionsupphandlingar tillsammans med Upphandlingsmyndigheten under hösten. Målet med seminarierna var att inspirera fler upphandlare till att ställa funktionskrav och genomföra funktionsupphandlingar. Seminarierna genomfördes i Malmö, Göteborg och Umeå.

– Det är roligt att vi går i bräschen tillsammans med Upphandlingsmyndigheten och lyfter upp funktionsupphandlingar. Krav på funktion i upphandlingar gynnar leverantörerna, beställarna och upphandlarna, säger Ellen Hausel Heldahl, projektledare för projektet Bättre offentliga marknader som Svenskt Näringsliv driver tillsammans med dess medlemsorganisationer.

Lärdomar från seminarierna

Dialog var något som Svenskt Näringsliv och Upphandlingsmyndigheten fokuserade mycket på under seminarierna. Den interna dialogen inom den upphandlande myndigheten och den externa dialogen mellan upphandlande myndigheten och företagen måste prioriteras under alla delar av upphandlingsprocessen.

– Vi rekommenderar att upphandlande myndigheter samarbetar internt i tvärfunktionella grupper när de arbetar med upphandlingar. På så sätt fångar de upp flera olika perspektiv från verksamheten och det brukar leda till bättre upphandlingar, berättade Katarina Lincoln, Programmet för utvecklande inköp på Upphandlingsmyndigheten.

En myt som både Svenskt Näringsliv och Upphandlingsmyndigheten slog hål på under seminarierna var när och hur upphandlande myndighet och företagen får prata med varandra.

– Dialog får ske i vilken form som helst och de upphandlande myndigheterna och företagen får prata hur mycket som helst med varandra utom under anbudstiden när det är fråga/svar-formulär som gäller, konstaterade Ellen Hausel Heldahl.

Ellen Hausel Heldahl passade även på att tipsa de upphandlande myndigheterna om att vända sig till bransch- och intresseorganisationer om de behöver hjälp med att hitta företag att prata med inför upphandlingar eller för att nå företag i specifika branscher.

En annan uppmaning från Upphandlingsmyndigheten var att upphandlarna inte ska vara för snabba med att hitta lösningen på de problem som ska lösas med en upphandling.

– Våga stanna och grotta ner er i problemet för att nå det övergripande syftet med upphandlingen. Vad är problemet med att exempelvis ett städavtal för skolans matsal går ut? Och varför behöver kommunen lösa det? Finns det andra övergripande mål eller behov som kopplar an till området? Vilka effekter vill vi uppnå? undrade Jenny Engström, Programmet för utvecklande inköp på Upphandlingsmyndigheten.

Exempel från verkligheten

På varje seminarium deltog två externa talare, det var leverantörer och upphandlare som har lämnat anbud respektive genomfört funktionsupphandlingar. De som deltog var Kristian Grimsbo, marknads- och försäljningschef på Flexator, Claes Persson, kalkylchef på Svensk Markservice AB, Joel Smedberg, vd på 2p1, Lars Brandt, vd på Seaflex och Ann-Heléne Klasson, upphandlare på Halmstad Fastighets AB.

Fyra tips från leverantörerna:

  • Prata med företagen innan förfrågningsunderlagen fastställs för att undvika ska-krav som fördyrar och försvårar för leverantörer att lämna anbud. Exempelvis kan funktionskrav göra förskolan 40 % billigare per kvadratmeter jämfört med om anbuden utgår från en fast ritning som en arkitekt har tagit fram.
  • Våga använda funktionskrav och lämna över ansvaret för genomförandet på leverantören. På så sätt får företagen en morot för att utvecklas och komma på bättre lösningar.
  • Beställarna och upphandlarna behöver prata mer med företagen och med varandra för att förbättra upphandlingarna.
  • Upphandlande myndigheter som vill köpa in innovativa lösningar bör ställa krav utifrån livscykelkostnad när de upphandlar produkter. Nya lösningar kan ha ett högre inköpspris men det kan vägas upp genom en längre livstid.

Fyra tips från upphandlaren:

  • Avsätt tid för att förankra och skapa förståelse för funktionsupphandling internt.
  • För dialog med leverantörerna på flera sätt, exempelvis genom dagliga samtal, uppföljningsmöten varje månad och skriftliga rapporter.
  • Om det är svårt att med ord beskriva kriterier och krav i förfrågningsunderlaget, så använd bilder. Man kan till exempel använda bilder för att visa acceptansnivån när det gäller ogräs i rabatter.
  • Kontakta alla som lämnat anbud efter tilldelningsbeslutet för att förklara varför de vann/inte vann. Vi brukar även kontakta de som har laddat ned förfrågningsunderlaget men som inte har lämnat in anbud och fråga varför de inte lämnade anbud och vad vi kan förbättra till nästa gång.

Fler seminarier i vår

Intresset för seminarierna har varit mycket stort och därför har Svenskt Näringsliv och Upphandlingsmyndigheten beslutat att fortsätta med fler seminarier i vår.

– Vi planerar nu för fullt för fler seminarier och har bestämt att genomföra ett seminarium i Örebro den 16 februari och ett i Jönköping den 14 mars, säger Ellen Hausel Heldahl.

Anmälan till seminarierna kan göras här

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

”Kopiera den holländska proportionalitetsguiden”

KOMMENTAR Skapa enklare offentliga upphandlingar med proportionerliga krav och använd Nederländerna som förebild, menar Ellen Hausel Heldahl, jurist.
NYHET Publicerad:

"Pajkastningen på offentlig upphandling måste få ett stopp"

KOMMENTAR Transportstyrelsens skandalomsusade it-upphandling har fått debatten att ta fart. Dålig kunskap på området, som verkar finnas på flera ställen, är oroande. Pajkastningen på offentlig upphandling måste få ett stopp. Istället gäller det att få till stånd en sansad diskussion om hur den goda upphandlingen kan bli verklighet för medborgarnas och skattebetalarnas bästa, skriver upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl.
NYHET Publicerad:

Succé när Nacka upphandlade välfärdsteknik

UPPHANDLING Nacka kommun har precis avslutat en funktionsupphandling av välfärdstjänster för äldre. Tack vare fokus på dialog med marknaden och ett internt samarbete mellan olika avdelningar så blev upphandlingen en succé. Resultatet blev en ny form av abonnemang av välfärdstjänster.
NYHET Publicerad:

Byråkrati hindrar offentlig sektor att satsa på innovationer

UPPHANDLING Trots politiska ambitioner om att främja ny teknik och innovationer stoppar byråkratiskt strul innovationsbolaget Arbrå Hissystem från att leverera till offentlig sektor. ”Alla statliga myndigheter som vi har varit i kontakt med gillar vårt system, men ingen verkar ha möjlighet att stötta våra projekt med offentlig sektor”, säger Olle Avelin, marknadschef på Arbrå Hissystem.
NYHET Publicerad:

Dialog i fokus när SKL upphandlade flerbostadshus

UPPHANDLING SKL har upphandlat två ramavtal av flerbostadshus. Under upphandlingen har dialog med de potentiella leverantörerna stått i centrum. Det lovordas nu av både beställaren och leverantörerna. ”Genom dialogen har vi kunnat uppnå vårt mål med upphandlingen: bra bostäder till ett sänkt pris och med kortare byggtid”, säger Rickard Andersson, projektledare för upphandlingen på SKL Kommentus.
NYHET Publicerad:

Ökad dialog ger fler anbud i Boden

UPPHANDLING I Boden prioriteras dialog med näringslivet för att skapa bra affärer för både kommunen och leverantörerna. ”Vi upplever många fördelar med att vi pratar mer med företagen, bland annat får vi fler anbud och bättre konkurrens”, säger Theresa Hägglund, upphandlingschef för Bodens kommun.
NYHET Publicerad:

Nya krav stoppar småföretag i upphandling

UPPHANDLING Riksdagen har röstat ja till arbetsrättsliga villkor vid offentlig upphandling. Svenskt Näringsliv befarar färre anbudsgivare, fler tolkningstvister, mer byråkrati och att den svenska modellen äventyras.
NYHET Publicerad:

Kommunens krav utesluter företag

UPPHANDLING Skellefteå kommun har nyligen avslutat en upphandling av resebyråtjänster. I upphandlingen har de ställt krav som exkluderar ett stort antal leverantörer. ”Jag undrar varför kommunen ställer krav som gör att färre leverantörer kan lämna anbud”, säger vd:n på en lokal resebyrå.
NYHET Publicerad:

Stoppa regeringens nya upphandlingslag

KOMMENTAR Regeringen har presenterat ett nytt förslag till upphandlingslagstiftning. Ändringarna är marginella i jämförelse med det tidigare förslaget som inte fick tillräckligt stöd. Den nya propån är förödande för konkurrensen och för seriösa företagare, skriver Carina Lindfelt och Birgitta Laurent.
NYHET Publicerad:

Dalakommun sprider fakta om upphandling

ÄLVDALEN Älvdalens kommun samlar information om andra myndigheters upphandlingar på sin hemsida. Reaktionerna är positiva. Företag hittar nya uppdrag och upphandlande myndigheterna får fler och bättre anbud.
NYHET Publicerad:

Bättre resultat när utbildning upphandlas som funktion

UPPHANDLING Utbildningsföretaget Lexicon vill se fler funktionsupphandlingar. ”Med ett funktionstänk i upphandlingen har leverantören större möjlighet att leverera det som beställaren efterfrågar och åstadkomma ett bättre resultat”, säger Stefan Kihlgård, verksamhetsansvarig för Lexicon i Örebro.
NYHET Publicerad:

Digitala lösningar höjer kvalitén i äldreomsorgen

UPPHANDLING Företaget Phoniro levererar nya digitala lösningar till den offentliga och privata äldreomsorgen. Företaget upplever ett ökat intresse av de digitala tjänsterna från offentlig sektor och brukarna. ”Allt fler kommuner får upp ögonen för våra lösningar och idag efterfrågas de till och med av brukarna själva”, säger Stefan Timbäck, säljansvarig på Phoniro i Örebro.
NYHET Publicerad:

Umeå rundar lagen – stäms på en miljon

RÄTTSTVIST Umeå kommun gjorde upprepade inköp utanför ramavtalet. Till slut tröttnade Mathias Andersson, som har ett exklusivt avtal med kommunen, på att se affärer försvinna åt annat håll och stämde kommunen. Inköpen utanför avtalet har dessutom varit dyrare samtidigt som kommunen nu riskerar ett skadestånd.
NYHET Publicerad:

Orimliga kontroller vid upphandling

REGELKRÅNGEL Färre anbud, mer pappersarbete och integritetskränkande. Krav på utdrag ur belastningsregistret vid offentlig upphandling får flera negativa konsekvenser. ”En vansinnig administration väntar”, säger Marcus Westdahl, vd för möbelföretaget European Furniture Group.
NYHET Publicerad:

Orimliga krav på raka päron i upphandlingar

OFFENTLIG UPPHANDLING Ett päron får inte se ut hur som helst. Det har fått Lars Renius, vd på Frukleveransen Sverige, att reagera.”Det är häpnadsväckande att kraven skiljer så mycket mellan privata och offentliga kunder. Varför kan de offentliga beställarna inte tänka mer kostnadseffektivt", säger han.
NYHET Publicerad:

Ny lagstiftning om offentlig upphandling

UPPHANDLING Nya EU-direktiv innebär att Sverige har fått tre nya lagar på området offentlig upphandling. Lagarna trädde i kraft den 1 januari 2017.
NYHET Publicerad:

Så blir färdtjänstupphandlingarna bättre

UPPHANDLING Regeringen och flera fackförbund har kritiserat hur färdtjänstupphandlingar genomförs. Svenskt Näringsliv har pratat med representanter från taxibranschen för att höra vad de tycker. ”Upphandlarna har ett stort ansvar att ställa relevanta krav och förkasta orimligt låga anbud”, säger Abraham Dal, arbetsrättsjurist på Biltrafikens Arbetsgivareförbund.
NYHET Publicerad:

"Krav på funktion i upphandlingar gynnar leverantörerna"

UPPHANDLING I november har Svenskt Näringsliv tillsammans med Upphandlingsmyndigheten anordnat tre seminarier om funktionsupphandling. ”Vi är pionjärer som går i bräschen för funktionsupphandlingar”, konstaterade Ellen Hausel Heldahl, expert på offentlig upphandling på Svenskt Näringsliv, på första seminariet i Malmö.
NYHET Publicerad:

Välkommet riksdagsbeslut om offentlig upphandling

UPPHANDLING Riksdagen har röstat ja till allianspartiernas motion om offentlig upphandling. "Det är glädjande, eftersom regeringens förslag var illa underbyggt och skulle orsakat betydande problem," säger Svenskt Näringslivs vd Carola Lemne.
NYHET Publicerad:

Regeringens lagförslag ökar upphandlingskrånglet

KOMMENTAR Regeringen förslag till ny upphandlingslagstiftning riskerar att i onödan slå ut konkurrens och göra upphandlingar mer krångliga. Svenska företag och skattebetalarna är värda en bättre lösning, skriver Caroline af Ugglas, Svenskt Näringsliv, och Ulf Lindberg, Almega, i en kommentar.