"Krav på funktion i upphandlingar gynnar leverantörerna"

Funktionsupphandlingar är något som Ellen Hausel Heldahl, expert på offentlig upphandling på Svenskt Näringsliv, pratar mycket om när hon föreläser och träffar upphandlare, beställare, politiker, kommuntjänstemän och företagare. Däremot har hon märkt att det genomförs få funktionsupphandlingar.

Svenskt Näringsliv har, genom projektet Bättre offentliga marknader, därför genomfört tre seminarier om funktionsupphandlingar tillsammans med Upphandlingsmyndigheten under hösten. Målet med seminarierna var att inspirera fler upphandlare till att ställa funktionskrav och genomföra funktionsupphandlingar. Seminarierna genomfördes i Malmö, Göteborg och Umeå.

– Det är roligt att vi går i bräschen tillsammans med Upphandlingsmyndigheten och lyfter upp funktionsupphandlingar. Krav på funktion i upphandlingar gynnar leverantörerna, beställarna och upphandlarna, säger Ellen Hausel Heldahl, projektledare för projektet Bättre offentliga marknader som Svenskt Näringsliv driver tillsammans med dess medlemsorganisationer.

Lärdomar från seminarierna

Dialog var något som Svenskt Näringsliv och Upphandlingsmyndigheten fokuserade mycket på under seminarierna. Den interna dialogen inom den upphandlande myndigheten och den externa dialogen mellan upphandlande myndigheten och företagen måste prioriteras under alla delar av upphandlingsprocessen.

– Vi rekommenderar att upphandlande myndigheter samarbetar internt i tvärfunktionella grupper när de arbetar med upphandlingar. På så sätt fångar de upp flera olika perspektiv från verksamheten och det brukar leda till bättre upphandlingar, berättade Katarina Lincoln, Programmet för utvecklande inköp på Upphandlingsmyndigheten.

En myt som både Svenskt Näringsliv och Upphandlingsmyndigheten slog hål på under seminarierna var när och hur upphandlande myndighet och företagen får prata med varandra.

– Dialog får ske i vilken form som helst och de upphandlande myndigheterna och företagen får prata hur mycket som helst med varandra utom under anbudstiden när det är fråga/svar-formulär som gäller, konstaterade Ellen Hausel Heldahl.

Ellen Hausel Heldahl passade även på att tipsa de upphandlande myndigheterna om att vända sig till bransch- och intresseorganisationer om de behöver hjälp med att hitta företag att prata med inför upphandlingar eller för att nå företag i specifika branscher.

En annan uppmaning från Upphandlingsmyndigheten var att upphandlarna inte ska vara för snabba med att hitta lösningen på de problem som ska lösas med en upphandling.

– Våga stanna och grotta ner er i problemet för att nå det övergripande syftet med upphandlingen. Vad är problemet med att exempelvis ett städavtal för skolans matsal går ut? Och varför behöver kommunen lösa det? Finns det andra övergripande mål eller behov som kopplar an till området? Vilka effekter vill vi uppnå? undrade Jenny Engström, Programmet för utvecklande inköp på Upphandlingsmyndigheten.

Exempel från verkligheten

På varje seminarium deltog två externa talare, det var leverantörer och upphandlare som har lämnat anbud respektive genomfört funktionsupphandlingar. De som deltog var Kristian Grimsbo, marknads- och försäljningschef på Flexator, Claes Persson, kalkylchef på Svensk Markservice AB, Joel Smedberg, vd på 2p1, Lars Brandt, vd på Seaflex och Ann-Heléne Klasson, upphandlare på Halmstad Fastighets AB.

Fyra tips från leverantörerna:

• Prata med företagen innan förfrågningsunderlagen fastställs för att undvika ska-krav som fördyrar och försvårar för leverantörer att lämna anbud. Exempelvis kan funktionskrav göra förskolan 40 % billigare per kvadratmeter jämfört med om anbuden utgår från en fast ritning som en arkitekt har tagit fram.
• Våga använda funktionskrav och lämna över ansvaret för genomförandet på leverantören. På så sätt får företagen en morot för att utvecklas och komma på bättre lösningar.
• Beställarna och upphandlarna behöver prata mer med företagen och med varandra för att förbättra upphandlingarna.
• Upphandlande myndigheter som vill köpa in innovativa lösningar bör ställa krav utifrån livscykelkostnad när de upphandlar produkter. Nya lösningar kan ha ett högre inköpspris men det kan vägas upp genom en längre livstid.

Fyra tips från upphandlaren:

• Avsätt tid för att förankra och skapa förståelse för funktionsupphandling internt.
• För dialog med leverantörerna på flera sätt, exempelvis genom dagliga samtal, uppföljningsmöten varje månad och skriftliga rapporter.
• Om det är svårt att med ord beskriva kriterier och krav i förfrågningsunderlaget, så använd bilder. Man kan till exempel använda bilder för att visa acceptansnivån när det gäller ogräs i rabatter.
• Kontakta alla som lämnat anbud efter tilldelningsbeslutet för att förklara varför de vann/inte vann. Vi brukar även kontakta de som har laddat ned förfrågningsunderlaget men som inte har lämnat in anbud och fråga varför de inte lämnade anbud och vad vi kan förbättra till nästa gång.

Fler seminarier i vår

Intresset för seminarierna har varit mycket stort och därför har Svenskt Näringsliv och Upphandlingsmyndigheten beslutat att fortsätta med fler seminarier i vår.

– Vi planerar nu för fullt för fler seminarier och har bestämt att genomföra ett seminarium i Örebro den 16 februari och ett i Jönköping den 14 mars, säger Ellen Hausel Heldahl.