IT-företag efterlyser bättre upphandlingar

NYHET Publicerad

UPPHANDLING Företaget EGBS upplever ofta att IT-upphandlingar genomförs på bristfälliga förfrågningsunderlag och att upphandlarna saknar kunskap om tjänsten eller produkten som de ska köpa. I värsta fall leder det till att upphandlingen inte löser myndigheternas problem. ”Om upphandlingarna utgick från en behovsanalys skulle underlagen bli bättre och beställarna skulle bli hjälpta med sina faktiska problem”, säger Jonas Möller, försäljningschef.

Jonas Möller 2

Jonas Möller, försäljningschef på företaget EGBS, menar att man kan komma tillrätta med problemen genom att de upphandlande myndigheterna använder sig av möjligheten till tidig dialog och låter en expert från marknaden genomföra en behovsanalys inför varje upphandling.

IT-konsultföretaget EGBS deltar regelbundet i upphandlingar av IT-tjänster. De upplever att det finns brister i hur upphandlingarna genomförs, både när det gäller förfrågningsunderlagen och att upphandlarna saknar kunskap om tjänsterna och produkterna som de köper in. De här bristerna beror inte på hur lagen är utformad utan på hur den tillämpas.

– De som utformar upphandlingarna nyttjar inte de möjligheter som lagen ger och det leder till sämre upphandlingar. Min känsla är att detta grundar sig i en rädsla för att göra fel, säger Jonas Möller, försäljningschef på EGBS.

Jonas Möller menar att vissa upphandlares rädsla för att göra fel leder till att de begränsar sig till att ställa krav som de använt tidigare och som de vet ryms inom ramarna. Han upplever även att många upphandlare saknar sakkunskap om IT-produkten eller -tjänsten som de ska upphandla. Det påverkar vilka krav de ställer och leder ofta till att kraven anges i en detaljerad specifikation, samtidigt som de låter lägsta pris avgöra vilket anbud som antas. Resultatet blir att alla leverantörer lämnar anbud på liknande lösningar där upphandlarna egentligen bara behöver jämföra priset.

Ett tydligt tecken på att upphandlingarna inom den offentliga marknaden inte fungerar som det ska är, enligt Jonas Möller, att konsultmäklarna, som hjälper upphandlade myndigheter att köpa in konsulttjänster, har fått väldigt mycket att göra. Enligt uppgifter från marknadskonsultföretaget Doublecheck ökade ett bolag inom konsultmäklarbranschen sin omsättning med 67 procent från 2014 till 2015, från 2,0 miljarder kronor till 3,3 miljarder kronor. Jonas Möller tycker att det tyder på att upphandlande myndigheter låter priset styra istället för vad som ger mest nytta.

Motverkar dialog och innovation

Jonas Möller anser att sättet som upphandlingarna genomförs på idag motarbetar EU:s direktiv att upphandlingar ska följa tre kriterier; tidig dialog, utvecklande inköp och innovation. Det har även lett till att företag som lämnar anbud har arbetat fram ett sätt att runda systemet för att vinna upphandlingarna.

– Inget av de tre kriterierna uppfylls när upphandlarna väljer att i detalj beskriva tjänsten eller produkten som de ska köpa och undviker att prata med potentiella leverantörer inför upphandlingarna. Det har istället utvecklat ett beteende hos anbudslämnarna att ibland till och med lämna fejkade priser som drar ner snittpriset i upphandlingen. Det är en ren manipulation av systemet, säger Jonas Möller.

Under de senaste åren har han märkt att några få leverantörer växt och blivit dominanta på den offentliga marknaden. Det här är ett stort problem som gör det svårt för mindre och nystartade företag att bli leverantörer och det i sin tur motverkar tillkomsten av nya jobb. 

– Innovativa lösningar växer oftare fram i mindre företag och det i sin tur skapar nya arbetstillfällen. Men genom att upphandlande myndigheter väljer att anlita större företag så kväver det möjligheterna till både nya innovationer och nya jobb, säger Jonas Möller.

I många upphandlingar frågar beställarna efter referenser på specificerade lösningar vilket är en viktig anledning till att företagen inte kan föreslå innovativa lösningar i anbuden.

– Ett problem med detaljerade specifikationer är att de ofta innehåller krav på referenser, vilket i sin tur garanterar att det inte blir någon innovativ lösning som presenteras i anbuden. Det beror på att referensen använder lösningar som tillkommit för minst 2-3 år sedan och det kan per definition inte vara innovativt idag, säger Jonas Möller.

Konkret förslag på lösning

Jonas Möller menar att man kan komma tillrätta med problemen genom att de upphandlande myndigheterna använder sig av möjligheten till ”tidig dialog” och låter en expert från marknaden genomföra en behovsanalys inför varje upphandling. Analysen ska sedan ligga till grund för förfrågningsunderlaget. Det skulle hjälpa myndigheterna att genomföra bättre upphandlingar och de skulle troligtvis få mer valuta för pengarna då risken för att fel tjänst eller produkt köps in minimeras.

– Genom att myndigheterna för dialog med marknaden och låter en expert göra behovsanalysen kommer förfrågningsunderlaget se till att rätt vara eller tjänst köps in. Det kommer även att uppmuntra till innovationer och förhoppningsvis kommer fler företag, både stora och små, kunna lämna anbud. En annan fördel är att vi kommer bort från de riktade underlagen som vänder sig till en specifik leverantör, säger Jonas Möller.

Underlaget från behovsanalysen ska berätta vad den upphandlade myndigheten ska uppnå med köpet, varför det förhållandet råder och vilken effekt man vill uppnå med köpet. Att myndigheten pratar om effekten den vill uppnå istället för att prata om tekniska funktioner som efterfrågas gör att anbudslämnarna kan presentera nya och innovativa lösningar.

– Lösningarna kan ha olika ROI (Return on Investment reds. anm.) men det ger betydligt större möjlighet att göra bra upphandlingar som främjar innovation och utveckling av de svenska offentliga verksamheterna än dagens detaljerade specifikationer, säger Jonas Möller.

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

Våg av överklagande fastnar i domstol

KOMMENTAR Svenska leverantörer överklagar ofta offentliga upphandlingar. I spåren följer långa handläggningstider i domstol. En översyn av regelverket är angeläget, skriver Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert.
NYHET Publicerad:

Upphandling ”the Dutch way” – är det något för oss?

KOMMENTAR Det är dags att kartlägga missnöjet bland företagare som deltar i offentlig upphandling. Många vittnar om utestängande, överflödiga och motstridiga ska-krav som är hopplösa att uppfylla. Vägledning och hjälp finns i Nederländerna, skriver upphandlingsexpert Birgitta Laurent.
NYHET Publicerad:

”Kopiera den holländska proportionalitetsguiden”

KOMMENTAR Skapa enklare offentliga upphandlingar med proportionerliga krav och använd Nederländerna som förebild, menar Ellen Hausel Heldahl, jurist.
NYHET Publicerad:

"Pajkastningen på offentlig upphandling måste få ett stopp"

KOMMENTAR Transportstyrelsens skandalomsusade it-upphandling har fått debatten att ta fart. Dålig kunskap på området, som verkar finnas på flera ställen, är oroande. Pajkastningen på offentlig upphandling måste få ett stopp. Istället gäller det att få till stånd en sansad diskussion om hur den goda upphandlingen kan bli verklighet för medborgarnas och skattebetalarnas bästa, skriver upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl.
NYHET Publicerad:

Succé när Nacka upphandlade välfärdsteknik

UPPHANDLING Nacka kommun har precis avslutat en funktionsupphandling av välfärdstjänster för äldre. Tack vare fokus på dialog med marknaden och ett internt samarbete mellan olika avdelningar så blev upphandlingen en succé. Resultatet blev en ny form av abonnemang av välfärdstjänster.
NYHET Publicerad:

Byråkrati hindrar offentlig sektor att satsa på innovationer

UPPHANDLING Trots politiska ambitioner om att främja ny teknik och innovationer stoppar byråkratiskt strul innovationsbolaget Arbrå Hissystem från att leverera till offentlig sektor. ”Alla statliga myndigheter som vi har varit i kontakt med gillar vårt system, men ingen verkar ha möjlighet att stötta våra projekt med offentlig sektor”, säger Olle Avelin, marknadschef på Arbrå Hissystem.
NYHET Publicerad:

Dialog i fokus när SKL upphandlade flerbostadshus

UPPHANDLING SKL har upphandlat två ramavtal av flerbostadshus. Under upphandlingen har dialog med de potentiella leverantörerna stått i centrum. Det lovordas nu av både beställaren och leverantörerna. ”Genom dialogen har vi kunnat uppnå vårt mål med upphandlingen: bra bostäder till ett sänkt pris och med kortare byggtid”, säger Rickard Andersson, projektledare för upphandlingen på SKL Kommentus.
NYHET Publicerad:

Ökad dialog ger fler anbud i Boden

UPPHANDLING I Boden prioriteras dialog med näringslivet för att skapa bra affärer för både kommunen och leverantörerna. ”Vi upplever många fördelar med att vi pratar mer med företagen, bland annat får vi fler anbud och bättre konkurrens”, säger Theresa Hägglund, upphandlingschef för Bodens kommun.
NYHET Publicerad:

Nya krav stoppar småföretag i upphandling

UPPHANDLING Riksdagen har röstat ja till arbetsrättsliga villkor vid offentlig upphandling. Svenskt Näringsliv befarar färre anbudsgivare, fler tolkningstvister, mer byråkrati och att den svenska modellen äventyras.
NYHET Publicerad:

Kommunens krav utesluter företag

UPPHANDLING Skellefteå kommun har nyligen avslutat en upphandling av resebyråtjänster. I upphandlingen har de ställt krav som exkluderar ett stort antal leverantörer. ”Jag undrar varför kommunen ställer krav som gör att färre leverantörer kan lämna anbud”, säger vd:n på en lokal resebyrå.
NYHET Publicerad:

Stoppa regeringens nya upphandlingslag

KOMMENTAR Regeringen har presenterat ett nytt förslag till upphandlingslagstiftning. Ändringarna är marginella i jämförelse med det tidigare förslaget som inte fick tillräckligt stöd. Den nya propån är förödande för konkurrensen och för seriösa företagare, skriver Carina Lindfelt och Birgitta Laurent.
NYHET Publicerad:

Dalakommun sprider fakta om upphandling

ÄLVDALEN Älvdalens kommun samlar information om andra myndigheters upphandlingar på sin hemsida. Reaktionerna är positiva. Företag hittar nya uppdrag och upphandlande myndigheterna får fler och bättre anbud.
NYHET Publicerad:

Bättre resultat när utbildning upphandlas som funktion

UPPHANDLING Utbildningsföretaget Lexicon vill se fler funktionsupphandlingar. ”Med ett funktionstänk i upphandlingen har leverantören större möjlighet att leverera det som beställaren efterfrågar och åstadkomma ett bättre resultat”, säger Stefan Kihlgård, verksamhetsansvarig för Lexicon i Örebro.
NYHET Publicerad:

Digitala lösningar höjer kvalitén i äldreomsorgen

UPPHANDLING Företaget Phoniro levererar nya digitala lösningar till den offentliga och privata äldreomsorgen. Företaget upplever ett ökat intresse av de digitala tjänsterna från offentlig sektor och brukarna. ”Allt fler kommuner får upp ögonen för våra lösningar och idag efterfrågas de till och med av brukarna själva”, säger Stefan Timbäck, säljansvarig på Phoniro i Örebro.
NYHET Publicerad:

Umeå rundar lagen – stäms på en miljon

RÄTTSTVIST Umeå kommun gjorde upprepade inköp utanför ramavtalet. Till slut tröttnade Mathias Andersson, som har ett exklusivt avtal med kommunen, på att se affärer försvinna åt annat håll och stämde kommunen. Inköpen utanför avtalet har dessutom varit dyrare samtidigt som kommunen nu riskerar ett skadestånd.
NYHET Publicerad:

Orimliga kontroller vid upphandling

REGELKRÅNGEL Färre anbud, mer pappersarbete och integritetskränkande. Krav på utdrag ur belastningsregistret vid offentlig upphandling får flera negativa konsekvenser. ”En vansinnig administration väntar”, säger Marcus Westdahl, vd för möbelföretaget European Furniture Group.
NYHET Publicerad:

Orimliga krav på raka päron i upphandlingar

OFFENTLIG UPPHANDLING Ett päron får inte se ut hur som helst. Det har fått Lars Renius, vd på Frukleveransen Sverige, att reagera.”Det är häpnadsväckande att kraven skiljer så mycket mellan privata och offentliga kunder. Varför kan de offentliga beställarna inte tänka mer kostnadseffektivt", säger han.
NYHET Publicerad:

Ny lagstiftning om offentlig upphandling

UPPHANDLING Nya EU-direktiv innebär att Sverige har fått tre nya lagar på området offentlig upphandling. Lagarna trädde i kraft den 1 januari 2017.
NYHET Publicerad:

Så blir färdtjänstupphandlingarna bättre

UPPHANDLING Regeringen och flera fackförbund har kritiserat hur färdtjänstupphandlingar genomförs. Svenskt Näringsliv har pratat med representanter från taxibranschen för att höra vad de tycker. ”Upphandlarna har ett stort ansvar att ställa relevanta krav och förkasta orimligt låga anbud”, säger Abraham Dal, arbetsrättsjurist på Biltrafikens Arbetsgivareförbund.
NYHET Publicerad:

"Krav på funktion i upphandlingar gynnar leverantörerna"

UPPHANDLING I november har Svenskt Näringsliv tillsammans med Upphandlingsmyndigheten anordnat tre seminarier om funktionsupphandling. ”Vi är pionjärer som går i bräschen för funktionsupphandlingar”, konstaterade Ellen Hausel Heldahl, expert på offentlig upphandling på Svenskt Näringsliv, på första seminariet i Malmö.