Så blir upphandlingen en lyckad affär

NYHET Publicerad

INKÖP Offentliga Sverige spenderar stora summor på upphandling, så det gäller att inte göra onödiga missar. Svenskt Näringslivs experter tipsar om vad en kommun ska göra för att lyckas med sina affärer.

Inköpsmognad

Birgitta Laurent och Ellen Hausel Heldah, upphandlingsexperter, är övertygade om att en inköpsmogen organisation kan säkerställa kvalitet, leveranssäkerhet och hämta hem besparingar, i runda slängar 70-100 miljarder kronor.

Ett nödvändigt ingångsvärde inför en ny upphandling är att ha kunskap om inköpshistoriken. Vem i organisationen gjorde tidigare inköp, vad var det som köptes in, för hur mycket, från vilken leverantör och gjordes köpet inom eller utanför gällande avtal.

Att regelbundet genomföra kontroller av hur pengarna spenderas i organisationen borde vara en självklarhet för en myndighet som vill ha koll på läget. Ett sätt att skaffa sig sådan fakta är att myndigheten investerar i ett löpande spendanalysverktyg.

Andra grundförutsättningar för goda affärer är att det inom myndigheten finns en aktuell inköpspolicy, uppdaterade inköpsplaner och inköpsrutiner som är kända för alla i organisationen. Vidare är det viktigt med nyckeltal för inköp liksom IT- och HR-stöd. Först när dessa fundament är på plats har myndigheten tillräckligt goda förutsättningar för att på ett strategiskt sätt börja jobba med inköp och det görs då lämpligen genom att man börjar arbeta kategoristyrt.

Kategoristyrning innebär att organisationens spend, dvs. det som spenderas på varor, tjänster och byggentreprenader delas upp i grupper, ofta beroende på vilken funktion de har. En kommun skulle exempelvis kunna besluta sig för att alla livsmedelsinköp ska ligga under kategorin livsmedel. Till kategorin kopplas ett tvärfunktionellt team som ska ha goda kunskaper om de varor som ingår i kategorin. I detta fall skulle teamet bland annat kunna bestå av en upphandlare, en kostchef, en person som är bra på logistik osv.

Det tvärfunktionella teamet har ansvaret för insamling av information från tidigare upphandlingar liksom insamling av marknads- och leverantörsrelaterad data, allt för att så bra så möjligt förstå hur marknaden fungerar. Inför en ny upphandling ska teamet också kartlägga vad som ska köpas in. Det är då viktigt att teamet har förmågan att skilja på behov och önskemål. Via intern dialog ska teamet också samla in erfarenheter från tidigare kundrelationer.

Om teamet har tillgång till tidigare års inköpshistorik för den aktuella kategorin kan myndigheten i upphandlingsdokumenten ge leverantörerna rätt förutsättningar. Utan denna kunskap är det svårt för leverantörerna att veta vad som förväntas av dem och gör det därför svårt att lägga ett konkurrenskraftigt anbud. Det är också viktigt att teamet känner ansvaret för att överlämningen mellan en tidigare och en ny leverantör fungerar så bra som möjligt.

Under avtalsperioden ligger det bland annat inom teamets ansvar att följa upp leverantörernas prestationer och börja jobba med ständiga förbättringar i förhållande till leverantörerna. 

Att arbeta med inköp på detta strategiska sätt innebär i förlängningen att offentlig upphandling kan användas som ett verktyg för verksamhetsutveckling.  

I dagspressen figurerar det dagligen exempel på ifrågasatta upphandlingar. Senaste i raden är de fem regionernas inköp av förbrukningsmateriel. Svenskt Näringsliv vill understryka att upphandlingslagarna inte är ett hinder för goda affärer som säkerställer varor, tjänster och byggentreprenader av bra kvalitet till rätt pris. Det stora problemet är istället ett bristande ledarskap som inte klarar av att organisera förvaltningen utifrån inköpsbehovet.

Vi är övertygade om att nyckeln till goda affärer är en inköpsmogen organisation. Genom att satsa på inköpsmognad kan myndigheten både säkerställa kvalitet, leveranssäkerhet och hämta hem besparingar, i runda slängar 10-15 procent av det totala värdet av offentlig upphandling eller 70-100 miljarder kronor.

Lär dig mer om inköpsmognad på vår hemsida, www.upphandlingsmyndigheten.se eller på www.silf.se

Fler liknande nyheter

NYHET Publicerad:

Så blir upphandlingen en lyckad affär

INKÖP Offentliga Sverige spenderar stora summor på upphandling, så det gäller att inte göra onödiga missar. Svenskt Näringslivs experter tipsar om vad en kommun ska göra för att lyckas med sina affärer.
NYHET Publicerad:

Öppenhet ger bättre offentlig upphandling

KOMMENTAR Sekretess försvårar möjligheterna att göra bra affärer och maximera nyttan för skattepengarna. Större öppenhet skulle ge effektivare upphandling, skriver Ellen Hausel Heldahl och Birgitta Laurent.
NYHET Publicerad:

E-faktura har börjat gälla

UPPHANDLING E-faktura gäller vid alla upphandlingar från första april. Såväl leverantörer till offentlig sektor som kommuner, landsting och regioner måste anpassa sig till den nya lagen.
NYHET Publicerad:

Upphandlare bryr sig inte om offentlighetsprincipen

KOMMENTAR Leverantörer nekas att ta del av andra anbud och text maskeras. Det är exempel på hur myndigheter sekretessbelägger en allmän handling. "Ett otyg", skriver juristerna Ellen Hausel Heldahl och Birgitta Laurent, och uppmanar drabbade företag att JO-anmäla myndigheten.
NYHET Publicerad:

SFI med hjälp av ny teknik

UPPHANDLINGSREGLER Ett modernt och effektivt sätt att lära sig svenska genom en blandning av lärarledda lektioner och digitala verktyg. Det erbjuder Swedish for Professionals till företag med utländska medarbetare. Nu siktar man på att även kunna bli upphandlade i SFI-sammanhang.
NYHET Publicerad:

Trubbigt biträdesavtal riskerar ge färre anbud

OFFENTLIG UPPHANDLING Sveriges kommuner och landsting, SKL, har tillsammans med SKL Kommentus och Inera arbetat fram en mall för ett personuppgiftsbiträdesavtal som ska kunna användas vid offentlig upphandling. ”Vi är kritiska till att en och samma mall, som kommer att uppfattas som bindande, ska användas i alla olika typer av avtal. Risken är stor att företag då väljer att avstå från att delta i offentlig upphandling med en sämre konkurrens som följd”, skriver juristerna Birgitta Laurent och Carolina Brånby
NYHET Publicerad:

Kravet på rätt titel kostade sju miljoner extra

UPPHANDLING En bristande dialog mellan köpare och säljare skapar hinder vid offentliga upphandlingar. Det menade företrädare från näringslivet och offentlig sektor under ett seminarium. Byggföretagaren Carin Stoeckmann lyfte ett exempel där upphandlaren valde att betala sju miljoner extra för "rätt" titel på pappret.
NYHET Publicerad:

Snart är e-faktura ett krav vid upphandling

OFFENTLIGA AFFÄRER Efter första april nästa år, är det förbjudet att skicka pappersfakturor till kommuner, landsting och andra myndigheter. Då gäller e-faktura. "Den är miljövänlig, billig, tidsbesparande och ger effektivitetsvinster", summerar upphandlingsexpert Birgitta Laurent.
NYHET Publicerad:

Vården tar hjälp av flyget för att öka säkerheten

UPPHANDLING 100 000 människor skadas och 3 000 avlider på grund av den mänskliga faktorn inom vården varje år. Det vill innovationsföretaget Safety Focus förhindra genom att arbeta med säkerhet. Idén hämtas från flyget. Men rutiner för offentliga upphandling sätter käppar i hjulet.
NYHET Publicerad:

Startupföretag har lösningen för att stoppa tågkaoset

INNOVATIONSUPPHANDLING Snart kanske vi slipper ett antal onödiga stopp i tågtrafiken. Innovationsföretaget D-Rail har kommit på ett smart sätt att upptäcka fel på både kontaktledningar och räls innan de leder till stopp. Nu testas systemet i samarbete med bland annat Trafikverket, LTU och Norrtåg.
NYHET Publicerad:

Kommunalt tvätteri dopas med statliga pengar

OSUND KONKURRENS Landskrona har startat ett tvätteri för att få arbetslösa i arbete, med löner som staten betalar. "Vad säger att kommuner stannar vid tvätteri, om de blir belönade med statliga pengar för att ha så många anställda som möjligt?", säger Jan Kluge , ordförande Svenska Tvätteriförbundet.
NYHET Publicerad:

Kommunerna handlar för 642 miljarder

UPPHANDLING Det är landets kommuner som köper mest. Och det är stora summor det handlar om. Värdet på den offentliga upphandlingen i Sverige är svindlande 642 miljarder.
NYHET Publicerad:

Våg av överklagande fastnar i domstol

KOMMENTAR Svenska leverantörer överklagar ofta offentliga upphandlingar. I spåren följer långa handläggningstider i domstol. En översyn av regelverket är angeläget, skriver Ellen Hausel Heldahl, upphandlingsexpert.
NYHET Publicerad:

Upphandling ”the Dutch way” – är det något för oss?

KOMMENTAR Det är dags att kartlägga missnöjet bland företagare som deltar i offentlig upphandling. Många vittnar om utestängande, överflödiga och motstridiga ska-krav som är hopplösa att uppfylla. Vägledning och hjälp finns i Nederländerna, skriver upphandlingsexpert Birgitta Laurent.
NYHET Publicerad:

”Kopiera den holländska proportionalitetsguiden”

KOMMENTAR Skapa enklare offentliga upphandlingar med proportionerliga krav och använd Nederländerna som förebild, menar Ellen Hausel Heldahl, jurist.
NYHET Publicerad:

"Pajkastningen på offentlig upphandling måste få ett stopp"

KOMMENTAR Transportstyrelsens skandalomsusade it-upphandling har fått debatten att ta fart. Dålig kunskap på området, som verkar finnas på flera ställen, är oroande. Pajkastningen på offentlig upphandling måste få ett stopp. Istället gäller det att få till stånd en sansad diskussion om hur den goda upphandlingen kan bli verklighet för medborgarnas och skattebetalarnas bästa, skriver upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl.
NYHET Publicerad:

Succé när Nacka upphandlade välfärdsteknik

UPPHANDLING Nacka kommun har precis avslutat en funktionsupphandling av välfärdstjänster för äldre. Tack vare fokus på dialog med marknaden och ett internt samarbete mellan olika avdelningar så blev upphandlingen en succé. Resultatet blev en ny form av abonnemang av välfärdstjänster.
NYHET Publicerad:

Byråkrati hindrar offentlig sektor att satsa på innovationer

UPPHANDLING Trots politiska ambitioner om att främja ny teknik och innovationer stoppar byråkratiskt strul innovationsbolaget Arbrå Hissystem från att leverera till offentlig sektor. ”Alla statliga myndigheter som vi har varit i kontakt med gillar vårt system, men ingen verkar ha möjlighet att stötta våra projekt med offentlig sektor”, säger Olle Avelin, marknadschef på Arbrå Hissystem.
NYHET Publicerad:

Dialog i fokus när SKL upphandlade flerbostadshus

UPPHANDLING SKL har upphandlat två ramavtal av flerbostadshus. Under upphandlingen har dialog med de potentiella leverantörerna stått i centrum. Det lovordas nu av både beställaren och leverantörerna. ”Genom dialogen har vi kunnat uppnå vårt mål med upphandlingen: bra bostäder till ett sänkt pris och med kortare byggtid”, säger Rickard Andersson, projektledare för upphandlingen på SKL Kommentus.
NYHET Publicerad:

Ökad dialog ger fler anbud i Boden

UPPHANDLING I Boden prioriteras dialog med näringslivet för att skapa bra affärer för både kommunen och leverantörerna. ”Vi upplever många fördelar med att vi pratar mer med företagen, bland annat får vi fler anbud och bättre konkurrens”, säger Theresa Hägglund, upphandlingschef för Bodens kommun.